Wskazówki jak stworzyć formularz podania o pracę, który ułatwi rekrutację

Ścieżka kariery zaczyna się od złożenia podania o pracę, a to najczęściej wymaga złożenia formularza aplikacyjnego. Jako kluczowa część procesu zatrudniania, formularz podania o pracę jest używany przez pracodawców do zbierania informacji o kandydatach, którzy ubiegają się o pracę.

Formularz ten zawiera zazwyczaj dane osobowe i pomaga pracodawcom w znalezieniu odpowiedniej osoby na ich stanowisko pracy. Formularze są zbierane osobiście lub online, w zależności od rodzaju aplikacji.

W tym artykule dowiesz się więcej o formularzach wniosków o zatrudnienie, ich zaletach, podejściach i gotowych szablonach, aby łatwo uzyskać jeden dla swojej firmy.

Dlaczego pracodawcy używają formularzy aplikacyjnych zamiast CV?

Formularze podań o pracę pomagają pracodawcom podejmować mądre decyzje dotyczące wyboru osób, które zatrudnią, jednocześnie oszczędzając kandydatom wysiłku związanego z przygotowaniem CV. Dzięki temu proces rekrutacji jest szybszy i bardziej praktyczny.

Oto kilka korzyści płynących z tych formularzy:

1. Łatwiejsze w użyciu niż CV czy życiorys; pracodawcy nie muszą zbierać życiorysów w różnych formatach, a kandydaci nie muszą ich przygotowywać.
2. Zapewnia standaryzację, więc kandydaci mogą być porównywani w oparciu o te same kryteria.
3. Pomaga zebrać bardziej szczegółowe informacje o kandydatach i sprawdzić ich pochodzenie. Następnie, te same formularze mogą być używane przy kolejnych wakatach.

Co powinno znaleźć się w formularzu podania o pracę?

Formularz podania o pracę musi być przede wszystkim czytelny i łatwy do wydrukowania. Powinny się w nim znaleźć wszystkie niezbędne informacje, które trzeba wiedzieć o kandydacie.

Idealny formularz podania o pracę powinien składać się z następujących elementów:

1. Dane osobowe obejmują takie dane jak imię i nazwisko, aktualny adres, numer telefonu i adres e-mail. W tym miejscu można również zapytać o narodowość, służbę wojskową lub status weterana.
2. Opis stanowiska pracy to sekcja, w której kandydaci odpowiadają na pytania o to, na jakie stanowisko aplikują, jakie są dla nich dostępne terminy, a nawet jakie jest ich pożądane wynagrodzenie.
3. Historia zatrudnienia zawiera poprzednie miejsca pracy kandydatów, pracodawców, zakres obowiązków, a może powód, dla którego już tam nie pracują.
4. Część dotycząca wykształcenia zawiera informacje o szkołach, do których uczęszczali, datę ukończenia, oceny lub certyfikaty oraz inne stosowne szkolenia.
5. W tej części można zapytać o umiejętności i kwalifikacje wymagane dla umiejętności związanych z pracą.
6. Referencje to część, którą niektóre firmy mogą chcieć poznać, jeśli takie istnieją.
7. Podpis zawiera datę, imię i nazwisko kandydata oraz podpis.

Dodatkowo, jeśli używasz formularza aplikacyjnego online, możesz poprosić kandydatów o przesłanie CV i innych dokumentów, takich jak listy motywacyjne czy certyfikaty. Ważne jest, aby pamiętać, że list motywacyjny daje Ci szansę, aby zostać zauważonym przez rekruterów.

Możesz również poprosić o link do ich profilu na LinkedIn.

Jak stworzyć formularz podania o pracę?

Formularz podania o pracę powinien być angażujący, a Ty powinieneś zadawać właściwe pytania, aby uzyskać odpowiedzi, których oczekujesz. Niezależnie od tego, czy korzystasz z papierowego formularza podania o pracę, czy z formularza online, musisz stworzyć go w oparciu o swoje kryteria.

Możesz przestrzegać kilku wskazówek podczas optymalizacji formularza:

Zrób ogólny formularz

Powinieneś przygotować formularz wniosku o pracę w taki sposób, że przemawia do wszystkich tak samo. Formularz powinien być standardowy i dostępny dla wszystkich aplikantów, zarówno do pobrania, wypełnienia, wydrukowania, jak i wysłania pocztą elektroniczną.

Ogólny formularz zapewnia równy dostęp dla wszystkich, pomaga w standaryzacji i obiektywnym porównaniu. Dlatego właśnie otrzymywanie informacji o kandydatach poprzez formularze aplikacyjne jest bardziej efektywne niż zbieranie życiorysów.

Zachowaj idealną długość

Upewnij się, że zawarłeś wszystkie istotne pytania, ale nie spraw, by formularz był zbyt długi. Kandydaci mogą być znudzeni wypełnianiem formularza lub pogubić się w niepotrzebnych szczegółach, co może spowodować, że nie będą w stanie dobrze wyrazić siebie w podaniu o pracę.

Formularz powinien być praktyczny, więc trzymaj go tak krótko, jak to możliwe.

Postaraj się, aby był przejrzysty

Twój formularz powinien być łatwy do zrozumienia. Zawarte w nim pytania muszą być jasne i proste. Ogólna struktura formularza nie powinna być myląca dla osób go wypełniających. Pomocny może być również przyzwoity język i prosty wygląd.

Można też poprowadzić ich przez aplikację, informując, ile pytań pozostało do końca. Jeśli wszystko w formularzu jest jasne, to prawdopodobnie zatrudnisz odpowiednich ludzi do pożądanej roli.

Dopasuj formularz do wartości Twojej firmy

Odzwierciedlać wizerunek firmy na tym formularzu. Istnieją pewne wartości, które Twoja firma przyjmuje. Ponadto, dla każdej roli i otwartego stanowiska, jest ustalone kryterium, na które prawdopodobnie wpłynęła wizja firmy.

Formularz aplikacyjny, który pasuje do Twoich wartości, pomaga zastanowić się nad tym, jak chcesz sprawiać wrażenie miejsca pracy. Jeśli na przykład masz formalne środowisko pracy, możesz to odzwierciedlić w swoim formularzu.

Stwórz projekt

Stwórz swój formularz aplikacyjny o unikalnym wyglądzie, który będzie Cię wyróżniał. W ten sposób pokażesz ludziom, że Twoja firma naprawdę dba o swoją markę i pracowników. Projekt sprawia, że formularz jest bardziej interesujący i zachęca kandydatów do jego wypełnienia. Dzięki temu, kandydaci czują się mniej zdenerwowani procesem aplikacji. Jako firma, robisz różnicę na tym etapie.

Istnieje również wiele różnych sposobów na stworzenie formularza wniosku o zatrudnienie.

Możesz skorzystać z szablonów online i zmodyfikować je w oparciu o swoje potrzeby. Szablony te pozwalają na przeciąganie i upuszczanie pól, wprowadzanie pewnych poprawek i dostosowywanie formularza zgodnie z Twoim życzeniem.

Szablony online pozwalają na natychmiastowe przeglądanie informacji o kandydatach i reorganizację procesu zatrudniania bez zbędnych formalności.

Innym sposobem na stworzenie formularza podania o pracę jest skorzystanie z formularzy Google. Jest to praktyczne narzędzie online. Co musisz zrobić, to najpierw przejść do docs.google.com/forms i wybrać pusty formularz lub szablon.

Następnie w formularzu dostosowujesz prawie wszystko, jak tytuł, opis, czy sekcje i dodajesz wizualizacje. Kiedy jest gotowy do użycia, formularz jest eksportowany. Możesz osadzić formularz na stronie, wysłać link bezpośrednio lub wysłać go na adres e-mail.

Formularz podania o pracę można łatwo stworzyć w dokumencie Worda. Istnieją gotowe szablony formularzy dla Worda, takie jak ten od Vertex42; możesz je pobrać i wprowadzić zmiany w oparciu o pytania, które chcesz zadać kandydatom. Następnie możesz wysłać formularz e-mailem lub wgrać go do swojego systemu.

Szablony Excel dla specjalistów HR

Możliwe jest usprawnienie procesu rekrutacji poprzez wykorzystanie szablonów Excel. Nie musisz nic instalować, są one gotowe do użycia i działają zarówno na Windowsie jak i Macu. Jeśli jesteś pracownikiem działu kadr, z pewnością uznasz je za bardzo przydatne.

Oto kilka przykładów szablonów Excel:

Recruitment Tracker Excel Template: To narzędzie pomaga w prowadzeniu rejestrów i analizowaniu danych. Można uzyskać wgląd w sytuacji rekrutacji w pulpicie nawigacyjnym, można wyświetlić statystyki i ich wykres, dodatkowo można zobaczyć oferty pracy i aplikacji.

Pozwala to na przechowywanie wszystkich działań rekrutacyjnych w jednym miejscu i łatwe przeglądanie ich.

HR KPI Dashboard: zawiera często używane mierniki wydajności. Pozwala analizować wskaźniki HR, a nawet tworzyć i dodawać własne wskaźniki.

Pulpit nawigacyjny udostępnia główne kluczowe wskaźniki HR używane na całym świecie, wykresy pokazujące trendy w obrębie Twojego działu, różnice związane z przeszłymi i obecnymi celami, 30-dniowe rekordy oraz analizę kumulatywną.

Szablon Oceny Pracowników: umożliwia wgląd w wydajność pracowników. Szablon składa się z trzech sekcji: pulpitu nawigacyjnego, bazy danych pracowników i indywidualnego przeglądu. Kiedy wprowadzisz swoich pracowników i ich ocenę, zobaczysz najlepszych i najgorszych wykonawców w pulpicie nawigacyjnym.

Możesz dodać wszystkie dane pracowników do bazy danych pracowników. W ostatniej sekcji można przeglądać pracowników tylko poprzez wprowadzenie daty przeglądu; inne informacje automatycznie odzwierciedlają się z bazy danych pracowników.

Miesięczny timesheet dla pracowników: pozwala rejestrować stawki i godziny pracy dla każdego dnia kalendarzowego i oblicza niezbędne kwoty płatności. Ten szablon składa się z pulpitu nawigacyjnego i miesięcy.

Na pulpicie nawigacyjnym można monitorować wykres całkowitego wynagrodzenia z miesiąca na miesiąc i uzyskać szybką analizę. Następnie szablon automatycznie oblicza tygodniową całkowitą kwotę do zapłaty po wprowadzeniu standardowych i nadgodzin pracowników.

SŁOWA KOŃCOWE

Korzystając z narzędzi HR, każdy profesjonalista może efektywnie zarządzać procesem zatrudniania. Ponieważ procesy te są kluczowe zarówno dla pracowników, jak i pracodawców, każdy etap musi być dokładnie omówiony. Począwszy od właściwego wyboru przyszłego pracownika, poprzez prowadzenie dokumentacji kadrowej i dokonywanie ocen, wszystkie działania prowadzą do korzystnej współpracy dla obu stron.

Jeśli zoptymalizujesz swoje procesy HR, będziesz miał lepsze miejsce pracy dla wszystkich.