Metodologia Kaizen: Przykłady z życia wzięte, o których nie powie Ci Wikipedia

Co to jest metodologia Kaizen?

Metodologia Kaizen jest podejściem mającym na celu ciągłe doskonalenie pracy, środowiska pracy i pracowników. Podstawowy rdzeń metody koncentruje się wokół współpracy i komunikacji pomiędzy pracownikami oraz ich wspólnej pracy. Jej głównym celem jest zmniejszenie potencjalnego ryzyka i problemów, zwiększenie poziomu produktywności, wprowadzenie pozytywnego nastawienia do miejsca pracy oraz innowacyjności.

Samo słowo pochodzi z języka japońskiego i jest połączeniem dwóch słów. 'Kai' oznacza zmianę, a 'zen' oznacza dobry i lepszy. Dlatego też słowo "kaizen" można przetłumaczyć jako "dobra zmiana" lub "zmiana na lepsze". Mimo że zasady i filozofia kaizen sięgają Japonii po II wojnie światowej, termin ten został spopularyzowany przez Masaaki Imai. Książka Imai'a z 1986 r. zatytułowana "Kaizen: The Key to Japan's Competitive Success" przyniosła koncepcję na Zachód i spopularyzowała ją poza Azją.

Wcześniejsze japońskie zasady sukcesu opierały się na dwóch kluczowych czynnikach: Stopniowym doskonaleniu i szacunku dla ludzi. Ten zestaw zasad, wartości i zachowań był wykorzystywany również w Toyota Motor Corporation. Idee te stały się popularne w świecie produkcji dla tych, którzy chcieli podążać śladami odnoszących sukcesy producentów. Koncepcja ta została później nazwana "The Toyota Way" w 2001 roku.

Strategia Kaizen

Sama strategia opiera się na fakcie, że małe, ale istotne zmiany i dostosowania w czasie przyniosą niesamowite pozytywne rezultaty. Kluczem do zastosowania tej strategii i osiągnięcia sukcesu jest "rutynowe wykonywanie strategii" oraz "wspólna praca". Jest to właściwie przewodnik, jak wprowadzać zmiany w biznesie i organizacji. Przekonanie Kaizen sugeruje, że wszystko można poprawić, jeśli się nad tym pracuje. To pozytywne podejście "weź działanie w swoje ręce" może i powinno działać, jeśli (i tylko jeśli) zostanie zaakceptowane w "sposób organizacyjny".

Oznacza to, że jeśli zarządzasz firmą, a tylko pięciu z Twoich pracowników stosuje zasady Kaizen w swojej pracy, metoda Kaizen nie będzie działać tak, jak powinna. Od prezesa firmy, poprzez dyrektora generalnego, aż po nowych stażystów, wszyscy powinni znać tę metodę. Powinni stosować jej zasady i samą metodę z różnymi podejściami. Oprócz stosowania, powinni działać bez żadnych wymówek. Aby osiągnąć "środowisko pozytywnej zmiany" w miejscu pracy, każdy pracownik (od dyrektora generalnego do każdego z pracowników) powinien być skoncentrowany na poprawie pracy.

Bez względu na to, jak wiele jest problemów i jak duże lub małe one są, każdy problem jest okazją do osiągnięcia sukcesu. Dlatego też, niezależnie od wielkości i wpływu zmiany, którą wprowadzasz, zmiana zawsze będzie na lepsze.

Kultura doskonalenia

Ponieważ metodologia Kaizen opiera się na ciągłym doskonaleniu, zdarza się, że tworzy ona również silną kulturę w miejscu pracy. Bez rozwoju i doskonalenia każdego z pracowników, rozwój firmy również nie będzie możliwy. Wzrost ten może być traktowany jako ekonomiczny, kulturowy, a nawet fizyczny. Jak można oczekiwać, że firma będzie się rozwijać, jeśli pracownicy i Państwo sami nie będą chcieli się doskonalić?

Dlatego ludzie, którzy stosują metodę Kaizen w swoim miejscu pracy, nie powinni pracować tylko dla swojej firmy. Muszą pracować również dla siebie i w sobie. Muszą doskonalić swoje umiejętności, postawy i podejście do życia i pracy, aby rozwijać się jako jednostka. I tylko wtedy będą w stanie pomóc w ulepszaniu swoich organizacji.

Metodologia Kaizen zawiera również szereg zaleceń i zasad, których należy przestrzegać. Wykorzystując je jako praktyczny przewodnik, można w łatwiejszy sposób zastosować tę metodę dla siebie i dla swojej pracy w miejscu zatrudnienia. Jednym z tych elementów jest dziesięć zasad, na których opiera się filozofia Kaizen.

Zasady Kaizen

Zasady te można uznać za "sposób myślenia", którym powinieneś kierować się w pracy:

Myśl nieszablonowo

Konwencjonalne pomysły są nazywane "konwencjonalnymi" nie bez powodu. Te stałe punkty nie będą wyzwaniem dla Ciebie ani dla Twoich współpracowników, przełożonych czy szefów. Są one przeciwieństwem zmian. Dlatego też, jeśli chcesz zastosować metodę Kaizen i związaną z nią zmianę, powinieneś zawsze myśleć nieszablonowo.

Zlokalizuj problemy i pracuj nad ich rozwiązaniem

Postaraj się znaleźć przeszkodę pomiędzy Tobą a Twoim celem. Zlokalizuj problem, który zmusza Cię do porażki... i rozwiąż go. Oceniaj sytuację i wymyśl sposób, jak rozwiązać problem. Pracuj nad problemem, wykonaj rozwiązanie i popraw sytuację.

Unikaj perfekcjonizmu

Staraj się nie dążyć do perfekcji we wszystkim, co robisz, ponieważ "perfekcja" nie istnieje. To Ty decydujesz o tym, czy coś jest doskonałe. A przekonasz się, że nic nie jest doskonałe. Twoim nastawieniem powinno być dostosowywanie się do zmian, a nie czekanie i rozwodzenie się nad perfekcjonizmem. To zmarnuje czas Twój i innych. Wykonujcie każdą pracę najlepiej jak potraficie i najwcześniej jak możecie. Twoja praca powinna polegać na uzupełnianiu i posuwaniu się naprzód.

Wybierz kreatywność ponad pieniądze

Zmiany, które chcesz osiągnąć dla siebie i swojej firmy nie powinny obejmować "wydawania pieniędzy". Metoda Kaizen nie wymaga kapitału, aby odnieść sukces. Twoja kreatywność przyniesie niskokosztowe alternatywy dla każdego z Twoich problemów. Kreatywność będzie rozwiązaniem dla Twoich usprawnień. Problemy finansowe można rozwiązać tylko za pomocą pieniędzy, ale dzięki kreatywności każdy problem da się rozwiązać.

Proś o pomoc, mądrość i opinie innych

Metoda Kaizen nie dotyczy tylko Ciebie. Ta metoda zajmuje się każdym "jako całością". Dlatego szukanie mądrości i opinii innych może bardzo pomóc w pracy i rozwiązywaniu problemów. Wiedza wielu osób zawsze będzie lepsza od wiedzy jednej osoby. Należy o tym pamiętać. Nie wahaj się stworzyć środowiska współpracy.

Podejmuj wyzwania

Nie uciekaj od problemów i wyzwań, które przed Tobą stoją. Najwyższą wiedzę, doświadczenie i mądrość można pogłębiać tylko wtedy, gdy stawia się czoła trudnościom. Dlatego właśnie powinieneś "wbiegać" w te wyzwania, stawiać sobie wyzwania i wychodzić z nich zwycięsko.

Pytaj pięć razy "dlaczego", aby dotrzeć do źródła problemu

To jedna z praktyk, którą stosowała Toyota. Zadawanie pytania "dlaczego" pięć razy i odpowiadanie na każde z nich składową odpowiedzią. Na przykład:

• Pytanie 1: Dlaczego dostawa naszego produktu była opóźniona?
• Odpowiedź: Ponieważ nasze serwery uległy awarii.
• Pytanie 2: Dlaczego nasze serwery uległy awarii?
• Odpowiedź: Ponieważ sprzęt się zestarzał.
• Pytanie 3: Dlaczego sprzęt jest stary?
• Odpowiedź: Ponieważ nie został wymieniony na nowsze wersje.
• Pytanie4: Dlaczego nie został wymieniony?
• Odpowiedź: Ponieważ budżet nie był wystarczający na ulepszony sprzęt.
• Pytanie 5: Dlaczego budżet był niewystarczający?
• Odpowiedź: Ponieważ nasze przychody w tym miesiącu były niższe.

Jak widać, seria pytań "dlaczego" może ujawnić ważne problemy i ich rozwiązania.

Natychmiast naprawiaj błędy

Jeśli widzisz, że coś jest nie tak, nie czekaj, aż inna osoba to naprawi. Poprawiaj każdy błąd, który możesz znaleźć na miejscu, od razu. W ten sposób umożliwisz każdej sytuacji (a więc i sobie) dostosowanie się do zmian.

Zachęcaj do tworzenia pozytywnego środowiska pracy

Upoważnij współpracowników lub pracowników (jeśli jesteś pracodawcą) do mówienia, wyrażania swoich obaw i wspierania się nawzajem. Uznaj każdego, kto chce uczestniczyć w procesie rozwiązywania problemów i podejmowania decyzji. Stwórz przestrzeń, która wspiera wkład każdego.

Zawsze ulepszaj

Kluczową i najważniejszą zasadą filozofii Kaizen jest doskonalenie bez końca. Zawsze i bez końca metoda Kaizen zachęca do doskonalenia.

Różne rodzaje metodologii Kaizen

Mimo, że metoda Kaizen opiera się na jednej koncepcji "ciągłego doskonalenia", zapewnia ona również szerokie ramy. Ramy te składają się z czterech różnych typów strategii Kaizen, przy użyciu różnych narzędzi i metod zmiany.

1. Kaizen Teian

Ten rodzaj doskonalenia polega na indywidualnym doskonaleniu tych, którzy również pomagają zmienić "całość". Liderzy, przełożeni i pracownicy powinni identyfikować każdą okazję do zmiany, a tym samym do doskonalenia.

To ciągłe, aktywne i żywe, codzienne dostrzeganie możliwości poprawy może przekształcić Ciebie i Twoje miejsce pracy. Aby odnieść sukces w tego typu metodzie Kaizen, należy szukać marnotrawstwa. Kaizen Teian koncentruje się na marnotrawstwie, które należy usunąć ze swojego życia i pracy. Te formy marnotrawstwa to:

• Usterki
• Niepotrzebne i nadmierne części
• Nadmiar produkcji
• Pracownicy, którzy nie są w stanie wykonywać swojej pracy
• Koszty transportu lub transferu
• Nadmierne przemieszczanie (sprzętu lub pracowników)
• Talent, który nie jest wykorzystywany = Jest to najgorsze marnotrawstwo ze wszystkich.

1. Wydarzenia Kaizen

Ten rodzaj zmiany, w przeciwieństwie do Teian, dotyczy tylko konkretnej zmiany i usprawnienia. Mimo, że są one krótsze od pozostałych typów, są znacznie bardziej wymagające. Kaizen Events mogą trwać wiele dni, a czasem nawet tygodni i powinny być starannie zaplanowane przez osoby odpowiedzialne.

Należy również zauważyć, że nawet skupienie się na konkretnym usprawnieniu, może pomóc w zmianie "całościowej". Każde z pojedynczych wydarzeń, na których skupiamy się wraz z zespołem, powinno być zgodne z większymi i szerszymi celami organizacji.

1. Kaikaku

Metoda transformacji Kaikaku różni się nieco od całej metody Kaizen. Podczas gdy Kaizen koncentruje się na poprawie, Kaikaku wymaga radykalnych zmian, od góry do dołu.

Miejscem, w którym metoda Kaizen i Kaikaku stają się podobne, jest zastosowanie zasad. Dziesięć zasad wspomnianych powyżej dla metody Kaizen, w rzeczywistości może być zastosowanych również w metodzie Kaikaku.

Można zasugerować, że jeśli szukasz radykalnej zmiany dla siebie i swojej firmy, zastosuj zasady i zacznij od metody Kaikaku. Następnie, stosując metodę Kaizen w celu ciągłego doskonalenia, udoskonalisz swój proces pracy.

1. Kakushin

Ten rodzaj zmian niekoniecznie dotyczy wyzwań i problemów. Metoda zmian Kakushin zmienia już stosowaną metodę na nową. Jest to zobowiązanie do nowego sposobu działania.

Przykładem może być przejście z pisania listów na kartce papieru na pisanie maili na urządzeniu cyfrowym. Bez kontekstu, zmiana ta nie oznacza, że jest to zmiana dobra lub zła. Jest to jednak zmiana. A metoda zmiany Kakushin wykorzystuje burzę mózgów i analizę jako swoje narzędzia. Są to narzędzia dla grupy ludzi, którzy są gotowi zmienić to, co już działa. Jest to nadal trudne i wymagające, ale satysfakcjonujące.

Dodatkowe koncepcje metodologii Kaizen

Cykl Kaizen

Cykl Kaizen składa się z kilku kroków, które następują po sobie i powinny być stosowane odpowiednio. Cykl ten ma na celu stworzenie środowiska, którego podstawą jest ciągłe doskonalenie. Ta systematyczna metoda obejmuje siedem kroków, którymi są:

Istnieje również jeden inny cykl Kaizen, jak również. Znany jest on również jako cykl Shewharta lub Deminga. Cykl ten składa się z czterech kroków: Planuj, Wykonaj, Sprawdź i Działaj. Może być również skracany jako PDCA i obejmuje te same działania podobne do siedmioetapowego cyklu opisanego powyżej.

Ramy Kaizen 5S

Ta część metodologii Kaizen jest używana w celu stworzenia idealnego środowiska pracy. Jej głównym celem jest fizyczne stworzenie miejsca pracy, w którym pracownicy chcą pracować. Pięć różnych "słów S" jest szczegółowo opisanych w ich oryginalnym japońskim brzmieniu i ich najczęstszych angielskich tłumaczeniach poniżej:

• Seiri - Sortuj: Zorganizuj swoje miejsce pracy. Zachowaj to, co jest niezbędne, wyeliminuj to, co nie jest.
• Seiton - Uporządkuj: Uporządkuj wszystkie przedmioty w swoim miejscu pracy, aby mieć do nich łatwy dostęp.

Stwórz porządek, który będzie przydatny dla Ciebie i Twoich współpracowników.

• Seiso - Lśnić: Utrzymuj swoje miejsce pracy w czystości. Zwracaj szczególną uwagę na czystość i porządek w miejscu pracy.
• Seiketsu - Standaryzuj: Ustanów systematyczny sposób utrzymywania porządku.
• Shitsuke - Sustain: Przestrzegaj tych zasad.

Dlaczego metodologia Kaizen jest ważna?

Mówi się, że jedyną rzeczą, która powstrzymuje Cię przed osiągnięciem sukcesu, jest Twój sposób myślenia. Ludzie sukcesu mają "nastawienie na rozwój", które pozwala ich inteligencji otwierać się i doskonalić. To sprawia, że metoda Kaizen staje się jeszcze ważniejsza.

Stosując wymagane dyscypliny i zasady w swoim codziennym życiu i karierze w miejscu pracy, możesz tworzyć i ulepszać:

• Twoją wspólną wizję ze swoją firmą (i współpracownikami),
• Twoje własne umiejętności, zachowania i postawy,
• Współpracę pomiędzy szefami i pracownikami,
• Właściwy sposób myślenia, który pozwoli Ci się rozwijać, oraz
• Systematyczny sposób myślenia i rozumienia.

Zalety metody Kaizen

• Tworzy bezpieczniejsze, bardziej zespołowe i entuzjastyczne miejsce pracy,
• Wzmacnia zaangażowanie pracowników w wykonywaną przez nich pracę.
• Poprawia praktycznie wszystko, zwłaszcza rozwiązywanie problemów i podejmowanie decyzji.
• Rozwija poczucie przynależności do zespołu.
• Redukuje niepotrzebne marnotrawstwo.
• Zwiększa kreatywność, produktywność i pomaga w osiągnięciu sukcesu.
• Zmniejsza liczbę błędów popełnianych przez Ciebie, Twoich współpracowników i Twoją organizację.
• Pomaga każdemu z pracowników skupić się tylko na swojej pracy.
• Tworzy silniejszą więź między klientem a firmą.
• Wzmacnia moralność wszystkich w miejscu pracy.
• Przynosi każdemu z pracowników cel dla pracy, którą wykonują.
• Pozwala pracownikom przejąć odpowiedzialność i sprawić, by ich głos i obawy zostały usłyszane.
• Zapewnia system otwarty na ulepszenia.
• Dąży do sukcesu zarówno w krótkim, jak i w długim okresie. Oznacza to, że metoda Kaizen jest funkcjonalna na co dzień, a także w skali roku.
• I wreszcie, co nie mniej ważne, po ustanowieniu i stopniowym stosowaniu jej zasad, metodologia Kaizen staje się otwartym źródłem niekończących się ulepszeń.

Jak wdrożyć metodę Kaizen, aby ulepszyć swój biznes?

Na szczęście metoda Kaizen jest niezwykle elastyczna i można ją dostosować do różnych firm, obszarów i kultur. Ta elastyczność jest również zauważalna, gdy jest stosowana w różnych firmach o różnych celach, sposobach pracy i systemach. Jeśli chcesz wdrożyć tę metodę i zacząć ulepszać swój biznes, poniżej znajdziesz kilka zalecanych kroków:

• Naucz się metody: Najgorszym sposobem na wdrożenie filozofii jest zrobienie tego bez jej pełnego zrozumienia. Poświęć trochę czasu, aby szczegółowo zrozumieć i przetworzyć to, czym jest ta metoda i co może przynieść Twojej firmie.
• Zorganizuj seminarium: Twoi pracownicy, współpracownicy, przełożeni, szefowie, wszyscy muszą poznać i uznać metodę na tym samym poziomie. W przeciwnym razie, metoda nie może odnieść sukcesu w nierównym środowisku pracy.
• Burza mózgów z pracownikami: Stwórz sesję burzy mózgów w celu ustalenia niektórych problemów, z jakimi boryka się Twoja firma. Najlepszym sposobem na poprawę jest poprawianie błędów i rozwiązywanie problemów. Im więcej osób zbierzesz i zapytasz o zdanie, tym łatwiej będzie zidentyfikować problemy.
• Zacznij od najbardziej oczywistych wyzwań: Bez względu na to, czy problemy i wyzwania, z którymi boryka się Twoja firma są trudne czy łatwe, zacznij od tych najbardziej oczywistych. Ponieważ to właśnie one będą łatwiejsze do opracowania opcji rozwiązań.
• Zidentyfikuj odpady: Zlokalizuj pola i obszary, w których Twoja firma produkuje najwięcej odpadów. I spróbuj stworzyć plan lub system, który pozwoli ograniczyć ilość odpadów.
• Podejmij działania w celu rozwiązania: Problemy nie rozwiążą się same; odpady nie zredukują się same. Ty, zarówno jako jednostka, jak i jako gracz zespołowy, musisz podejmować działania i postępować zgodnie z metodą i planem, który ustaliłeś.
• Powtarzajcie metodę i zawsze się doskonalcie: Być może najważniejszą sugestią dla ciebie, aby poprawić swój biznes podczas wdrażania metody Kaizen jest pozostanie konsekwentnym. Jeśli wdrożyłeś system Kaizen, to trzymaj się go. Powtarzaj za każdym razem, gdy musisz rozwiązać problem i ograniczyć marnotrawstwo.

Przykłady z życia wzięte dotyczące metody Kaizen

Metoda Kaizen jest jedną z filozofii, która jest wykorzystywana zarówno przez osoby indywidualne, jak i firmy takie jak wielkie konglomeraty. Poniżej przedstawiamy kilka firm, które stosują metodę Kaizen w swoich codziennych działaniach i długoterminowych planach:

Toyota

Jak już wspomniano w poprzednich rozdziałach, Toyota jest nie tylko jedną z firm, które stosują tę metodę, ale także jednym z jej pionierów. Toyota jest odpowiedzialna za uczynienie tej metody bardziej znaną i popularną na całym świecie. Toyota wykorzystuje tę metodę na wielu różnych poziomach produkcji i wytwarzania, od małych do dużych operacji.

Ford

Toyota nie jest jedynym producentem samochodów, który wykorzystuje metodę Kaizen. Ford również zdecydował się na początku XXI wieku, że będzie wdrażał tę metodę. Ford stwierdził, że koncentruje się na ciągłym doskonaleniu procesów produkcyjnych i środowiska pracy.

Nestlé

Przemysł spożywczy jest jednym z największych sektorów, które skupiają się na wdrażaniu i stosowaniu filozofii Kaizen. Nestlé jest jedną z największych firm na świecie, której produkty znajdują się w wielu różnych dziedzinach. Szczupła produkcja, do której Nestlé dąży najbardziej, to redukcja odpadów.

Ze względu na fakt, że ich produkty mogą mieć wpływ na zdrowie ludzi, którzy ich używają (lub jedzą), firma koncentruje się na zmniejszeniu ilości odpadów. Odpady te obejmują zarówno żywność, jak i odpady plastikowe. Nestlé obiecuje, że do 2025 roku ich opakowania będą w 100% nadawać się do recyklingu i ponownego wykorzystania. Aby to osiągnąć, firma zainwestowała 2 miliardy dolarów. Przekazuje również wiele żywności ze swoich fabryk schroniskom dla zwierząt i ludziom w potrzebie.

Jak metodyka Kaizen i szablony Excel Someka współpracują ze sobą

Szablon Excel Tablicy Kanban

Szablon tablicy Kanban firmy Someka posiada zautomatyzowaną tablicę Kanban oraz zaawansowany mechanizm raportowania z dynamicznymi wykresami. Możliwość spojrzenia na ogólną wydajność każdego z pracowników jest dla Ciebie istotnym narzędziem do śledzenia postępów.

Ponadto, jego sekcja Dashboard będzie aktualizować się automatycznie, bez potrzeby wprowadzania nowych danych za każdym razem. Śledząc automatycznie generowane wyniki, możesz zacząć ulepszać swój biznes. Jeśli zauważysz, że jakieś zadanie nie jest prawidłowo wykonane, możesz skontaktować się z osobą odpowiedzialną i zacząć rozwiązywać problem. Kanban Board Excel Template jest niezbędnym narzędziem do lepszego podejścia do systemu Kaizen. Nie musisz wydawać dodatkowego kapitału, aby odnieść sukces w systemie Kaizen. Ponieważ Kanban Board Excel Template jest całkowicie darmowy.

Zarządzanie projektem KPI Dashboard

Tablica rozdzielcza KPI do zarządzania projektami firmy Someka zawiera listę 15 najważniejszych metryk i wskaźników wydajności, które możesz poprawić. Zdejmuje z Ciebie czasochłonny proces badawczy i wykonuje całą pracę. Modele biznesowe, które dostarcza w różnych kategoriach, pomagają rozwiązać problemy związane z czasem, budżetem, kapitałem, wydatkami i wpływem Twojej pracy.

Miesięczne i zbiorcze zestawienia, które zapewnia, pomogą Ci poprawić swój biznes i osiągnąć swoje cele. Skupia się na życiu w chwili obecnej i tworzeniu pozytywnego środowiska pracy, podczas gdy tworzy wartości docelowe dla Twojej firmy.

Zapewnia porównania i wykresy trendów, abyś mógł w pełni uznać i uświadomić sobie wartość swojej firmy. Jego interaktywne wykresy i konfigurowalne wykresy będą niewiarygodnie przydatne podczas wdrażania metody Kaizen i stosowania jej zasad w swojej firmie.