7 typów struktur schematów organizacyjnych

Schematy organizacyjne lub wykresy org są diagramami, które pokazują struktury zatrudnienia w organizacjach. Wykresy te zapewniają jasną i prostą deklarację przepływu pracy w organizacji zgodnie z pozycjami i funkcjami pracowników oraz powiązaniami między nimi.

Wykresy te mogą być tworzone na wiele sposobów. Jednak należy wziąć pod uwagę potrzeby organizacji podczas wybierania, ponieważ każdy rodzaj wykresu ma swoje plusy i minusy.

Oto 7 najważniejszych typów struktur organizacyjnych i najprostszy sposób, aby zbudować jeden przy użyciu programu Excel.

Rodzaje struktur organizacyjnych:

Struktura Hierarchiczna

Hierarchiczna struktura organizacyjna jest najbardziej preferowana spośród innych modeli. Pokazuje ona łańcuch poleceń z góry na dół, w którym góra reprezentuje członka z najwyższą władzą, podczas gdy dół reprezentuje pracowników niskiego szczebla.

W tym typie struktury, każdy pracownik ma swojego przełożonego.

Zalety

• Bardzo precyzyjnie pokazuje kto jest upoważniony do poszczególnych decyzji i zadań.
• Pokazuje ścieżkę kariery przechodzącą stopniowo przez górę, co motywuje pracowników do wspinania się po drabinie korporacyjnej.
• Instrukcje przechodzą bezpośrednio z góry na dół, co zapewnia jasną komunikację.

Cons

• W takiej strukturze zwiększona biurokracja może spowolnić proces podejmowania decyzji.
• To może sprawić, że pracownicy niskiego szczebla czują się mniej odpowiedzialni za dobrobyt firmy, ponieważ wszyscy mają przełożonych nad nimi.

Pozioma/płaska struktura organizacyjna

Pozioma lub płaska struktura organizacyjna jest odpowiednia dla organizacji, które mają najmniejszą liczbę poziomów hierarchii. Zazwyczaj nie ma w nich kierownictwa średniego szczebla, a kadra kierownicza jest w bezpośrednim kontakcie z pracownikami.

Jest ona stosowana głównie przez początkujących i małych przedsiębiorców i prawdopodobnie nie będzie mogła być więcej stosowana, gdy firma zacznie się rozwijać.

Zalety

• Ponieważ kadra kierownicza i pracownicy są bliżej siebie, struktura pozioma zapewnia szybszy proces podejmowania decyzji i zapewnia zaangażowanie każdego pracownika.
• Daje pracownikom większą odpowiedzialność.

Wady

• Pracownicy nie będą mieli określonych stanowisk, w których mogliby się specjalizować.
• Pracownicy nie będą mieli konkretnych przełożonych, do których mogliby się zgłaszać.
• Większym firmom trudno jest zaadaptować taką strukturę.

Matrycowa struktura organizacyjna

Matrycowe schematy organizacyjne pokazują hierarchię pomiędzy stanowiskami, ale także pokazują wielofunkcyjne tymczasowe lub stałe zespoły powołane do różnych projektów, zarządzane przez wielu przełożonych.

Członkowie zespołu mają w końcu więcej niż jednego kierownika, co tworzy wiele łańcuchów dowodzenia. Taka sytuacja jest przedstawiona w formie siatki lub struktury macierzowej.

Plusy

• Struktura macierzowa pozwala na grupowanie pracowników zgodnie z ich specjalizacjami i łatwe ich dobieranie zgodnie z wymaganiami projektów.
• Ponieważ pracownicy uczestniczą w różnych grupach, mogą mieć szansę na doskonalenie swoich umiejętności w różnych obszarach pracy.

Wady

• Ponieważ niektóre projekty mogą być tymczasowe, matryce muszą być stale aktualizowane.
• Posiadanie więcej niż jednego menedżera może powodować zamieszanie.

Funkcjonalna struktura organizacyjna

Funkcjonalna struktura organizacyjna przypomina tradycyjną strukturę hierarchiczną. Jednak w strukturze funkcjonalnej organizacja jest podzielona na mniejsze działy, które zajmują się poszczególnymi obszarami działania.

Każdy z nich ma swoich menedżerów, którzy są odpowiedzialni za raportowanie o swoim dziale do kierownictwa, które jest na wyższym stanowisku.

Plusy

• Ten rodzaj struktury pozwala grupom pracowników włożyć cały swój wysiłek w obszar, dla którego pracują i profesjonalizować się w tym obszarze.
• Pracownicy mają ustalony zakres obowiązków i zadań.

Wady

• Może powodować brak komunikacji pomiędzy działami.
• Skupiona na sobie mentalność jednego działu może powodować niepowodzenia innych.
• Biurokratyczna struktura może powodować powolne podejmowanie decyzji.

Należy pamiętać, że koordynacja projektu ma wiele krytycznych części, takich jak budżet, harmonogram i efektywność. Dlatego ważne jest również, aby zmierzyć kluczowe wskaźniki wydajności swojego zespołu, aby osiągnąć sukces w każdym projekcie. Pobierz szablon, który ma trzy kategorie zawierające 15 najczęstszych KPI dla zarządzania projektami.

Podziałowa struktura organizacyjna

Dywizjonalna struktura organizacyjna jest najczęściej używana przez większe firmy. W tej strukturze, każda funkcja organizacyjna tworzy dział i pracują one autonomicznie z własnymi zasobami.

Piony mogą być tworzone w oparciu o rynek, produkt lub geografię, w zależności od potrzeb firmy.

Plusy

• Autonomia działów zapewnia bardziej elastyczny obszar pracy.
• Zapewnia mniejsze ryzyko dla firmy w przypadku niepowodzenia jednego z działów.

Wady

• Może to spowodować lukę komunikacyjną w firmie.
• Powoduje większe zobowiązania podatkowe, ponieważ każdy oddział jest prowadzony jako oddzielna firma.

Struktura organizacyjna oparta na zespole

Struktura oparta na zespole jest stosunkowo nową strukturą, która przeciwstawia się tradycyjnej strukturze hierarchicznej i powoli rośnie na całym świecie.

W takiej strukturze pracownicy spotykają się i tworzą grupy, aby realizować swoje zadania służące wspólnemu celowi.

Plusy

• Eliminacja niektórych statusów zapewnia szybszy proces rozwiązywania problemów i podejmowania decyzji.
• Praca w zespołach zapewnia wyższą produktywność i wydajność.

Wady

• Taka struktura lateralna nie pozwala pracownikom na ustalenie konkretnej ścieżki kariery przechodzącej przez górę, co może być zniechęcające.
• Przywództwo musi być bardzo skuteczne, ponieważ jest mniejsza liczba menedżerów.

Struktura organizacyjna oparta na sieci

Struktura organizacyjna oparta na sieci to współczesny sposób konfiguracji. Pozwala ona organizacji centralnej na współpracę z różnymi typami organizacji zewnętrznych w celu zaspokojenia swoich potrzeb.

Komunikacja pomiędzy organizacjami opiera się raczej na wzajemnym zaufaniu i interesie niż na hierarchii.

Zalety

• Struktura ta daje pracownikom dość równą odpowiedzialność i władzę, co może ich ośmielić.
• Zapewnia również elastyczny i niezależny obszar pracy.

Wady

• Skomplikowana struktura może powodować zamieszanie i błędy.
• Większa liczba przełożonych.
• Struktura oparta na sieci opiera się na komunikacji cyfrowej, co może powodować opóźnienia i problemy.

Jak stworzyć schemat organizacyjny?

Zdecyduj, jaki typ schematu ma być zastosowany w Twojej organizacji:

Na najbardziej podstawowym poziomie, możesz szukać czegoś, co pozwoli Ci łatwo zobaczyć ogólny proces raportowania. Ale poza tym, istnieje wiele opcji, które należy rozważyć i zdecydować, który pasuje do Ciebie najlepiej.

Dlatego pierwszą rzeczą do zrobienia przed budową schematu organizacyjnego jest przeglądanie wszystkich typów struktur organizacyjnych i decydowanie o typie wykresu zgodnie ze strukturą organizacji.

Przygotuj swój szkic

Narysowanie szkicu schematu będzie przydatne do określenia jego zarysu. Możesz zdefiniować funkcje i relacje pracowników z góry do dołu organizacji w dowolnej strukturze chcesz.

Wybierz najlepsze oprogramowanie wykresu organizacji:

Wielu pracowników w firmie trzeba pokazać schematy organizacyjne w swoich prezentacjach. To pomaga pracownikom dowiedzieć się, kto zgłosić, jeśli wystąpią jakiekolwiek problemy i wyjaśnić role i obowiązki.

Dlatego w zależności od wielkości wykresu organizacji, istnieją pewne darmowe/premium opcje, aby zachować swój wykres organizacyjny w jednym wygodnym miejscu.

PowerPoint / Word:

Nawet jeśli wymaga to czasu, aby dostosować kształty, wiele osób nadal korzysta z programu Microsoft PowerPoint & Word. Wykorzystuje on narzędzie SmartArt do tworzenia wykresów organizacyjnych projektowanie łatwe przez rozpoczęcie z szybkim pre-made szablonu:

1. Otwórz program PowerPoint lub Word
2. Kliknij na Wstaw, a następnie SmartArt
3. Wybierz Hierarchia i wybierz grafikę/wygląd, który najlepiej pasuje do Ciebie
4. Wpisz nazwiska poszczególnych osób (jak również inne dane, które chcesz uwzględnić).
5. Dostosuj go do swoich potrzeb (czcionka, kolor, tło, itp.)

Visio:

Microsoft Visio jest jednym z opartych na chmurze programów do rysowania planów i wykresów strukturalnych. Platforma umożliwia tworzenie wykresów przepływu, schematów organizacyjnych i diagramów z gotowymi szablonami.

Wszystko jest drag & drop, więc oferuje elastyczność, którą można nawet dostosować łączniki, kształty, strzałki, rozmiar czcionki, itp.

Plusy i minusy:

+ Wbudowane szablony.
+ Zdolność do pracy w trybie offline
+ Mapowanie procesów
+ Wykresy przepływu / diagramy sieciowe
- Niedostępne dla użytkowników systemów Mac/Linux
- Ograniczona biblioteka kształtów

Oferuje również różne edycje, takie jak Standard, Professional i Pro z ulepszonymi funkcjami dla każdej edycji.

LucidChart:

Lucidchart to narzędzie do diagramowania online, które obsługuje edycję współpracy w czasie rzeczywistym i tworzy diagramy przepływu pracy, przepływy pracy procesów i inne.

Ułatwia tworzenie map przepływu, jak również procesów dla Twojej firmy.

Plusy i minusy

+ Współpraca.
+ Elastyczny projekt.
+ Przeciągnij i upuść
+ Import / Eksport danych
- Automatyczny układ
- Zarządzanie zdjęciami
- Ograniczone możliwości projektowania

Oferuje również różne pakiety miesięczne jak Basic, Pro, Team i Enterprise z zaawansowanymi funkcjami.

Excel:

Najłatwiejszy sposób na zbudowanie schematu organizacyjnego jest oferowany przez program Excel z pewnych powodów. Excel jest narzędziem, które jest powszechnie stosowane, co eliminuje proces uczenia się innego narzędzia. Ponieważ wymaga tylko podstawowych umiejętności korzystania z komputera.

• Excel jest przystępny dla każdego, co nie jest w przypadku większości innych narzędzi.
• Oferuje najszybszą metodę i minimalizuje stratę czasu. I to jest jeszcze lepsze, gdy jesteś zaznajomiony z niektórymi sztuczkami i wskazówkami Excela!
• Jest kompatybilny zarówno dla użytkowników Windows i Mac.

Ten Organization Chart Maker, który jest tworzony w programie Excel zajmie tylko kilka minut, aby stworzyć własny wykres. Jesteś w stanie utworzyć wykres tylko przez wpisanie klucza, bez żadnych zbędnych procesów.

Jedyne dane jakie powinieneś wprowadzić to nazwiska i role pracowników oraz do kogo raportują, a Twój wykres będzie gotowy. Posiada on również dodatkową warstwę informacyjną, do której możesz dodać dowolne informacje.

Piękno korzystania z Excela polega na tym, że możesz stale aktualizować dane i tworzyć nowe wykresy. Możesz łatwo zobaczyć swoją nową wersję natychmiast po aktualizacji danych i zmienić ją w dowolnym momencie. Poza tym, możesz zapisać swój wykres jako plik pdf i używać go na każdej platformie cyfrowej bezproblemowo.

Możesz dodać zdjęcia swoich pracowników i dostosować format pola w jednym miejscu, bez konieczności robienia tego jeden po drugim.

Wreszcie, Excel pozwala dostosować każdą cechę aspektu swojego wykresu. Istnieją ogromne wybory, które można dokonać w odniesieniu do aspektu wykresów (kształty, kolory, czcionki tekstu itp.) i natychmiast zobaczyć zmiany.

SŁOWA KOŃCOWE

Każda organizacja ma inną strukturę, ale jedna z nich, o której wspomnieliśmy powyżej, może najlepiej pasować do Twojego biznesu. Właśnie spojrzeliśmy i zestawiliśmy najczęstsze typy struktur organizacyjnych, które są używane od wielu lat przez wiele organizacji.