Jak przeprowadzić analizę GAP: Wskazówki, narzędzia i przykłady!

Jeśli doświadczasz pewnych trudności podczas ulepszania swojego biznesu, oznacza to, że istnieje "luka" pomiędzy tym, gdzie jesteś, a tym, gdzie chcesz być.

Ta luka musi być zamknięta, aby iść do przodu i osiągnąć swoje cele. Możesz sobie z tym poradzić, wykonując analizę luki za pomocą odpowiednich narzędzi. W tym artykule dowiesz się, jak przeprowadzić analizę luk i jak ją prawidłowo przeprowadzić przy użyciu odpowiednich narzędzi.

Co to jest analiza GAP?

Analiza luk jest procesem porównywania stanu obecnego ze stanem pożądanym dla organizacji i tworzenia rozwiązań, które pozwolą osiągnąć cel.

Kiedy luka odnosi się do tego, jak daleko jesteś za punktem docelowym; analiza G AP prowadzi do tego punktu.

Jest to metoda, która bada wszystkie strategie i możliwe możliwości w celu zapewnienia optymalizacji. Można ją stosować w odniesieniu do pojedynczego procesu lub całej firmy, a także w różnych obszarach, takich jak sprzedaż, wyniki finansowe, satysfakcja pracowników lub produktywność.

Może być również rozpatrywane jako podejście strategiczne lub operacyjne, które są zarówno konkretne. Podejście operacyjne koncentruje się na codziennej pracy, podczas gdy strategiczne skupia się na planowaniu i przyszłych strategiach.

Jak przeprowadzić analizę GAP?

Możesz wykonać podstawowe kroki do przeprowadzenia analizy i odkryć, co należy zrobić, aby osiągnąć swój cel. Oto 8 kroków:

1) Zidentyfikuj swój obecny stan

Zanim zaczniesz zmierzać do celu, najpierw musisz zdać sobie sprawę z istniejącej sytuacji i głównego celu.

Powinieneś skierować swoją uwagę na procesy lub funkcje, które chcesz poprawić.

Na przykład, wyobraź sobie, że prowadzisz firmę odzieżową. Produkujesz 1000 koszulek dziennie, ale chcesz zwiększyć dzienną produkcję. Twoim celem jest produktywność. Twój obecny stan to 1000 koszul.

W innym scenariuszu, powiedzmy, że pracujesz w firmie zajmującej się mediami społecznościowymi, której celem jest tworzenie wizerunku marki. Twój obecny stan, w tym przypadku, będzie znacznie inny i mierzony za pomocą kryteriów jakościowych.

Tak więc sytuacje mogą się różnić, ale niezależnie od działu czy obszaru pracy, to co musisz zrobić w tej fazie, to znaleźć źródło problemu, z którym się obecnie zmagasz.

2) Określenie stanu pożądanego

Mając świadomość tego, co robi Twoja organizacja, możesz określić swój punkt docelowy.

Posiadanie celów i dążenie do nich sprawia, że stajemy się idealistami, jednak znajomość swoich mocnych i słabych stron pomaga nam być jednocześnie realistami. Aby określić rozsądne cele, musisz wiedzieć, co Twoja organizacja jest, a czego nie jest w stanie zrobić.

Bądź świadomy swoich mocnych i słabych stron, a następnie wyznaczaj cele zgodnie z metodologią SMART: konkretne, mierzalne, osiągalne, istotne i określone w czasie.

Ponieważ cele powinny być realistyczne.

3) Wróć do obecnego stanu i zdefiniuj lukę

Teraz już wiesz, gdzie stoisz jako organizacja i gdzie chcesz być.

Nadszedł czas, aby poradzić sobie z luką pomiędzy.

Wróćmy do przykładu firmy odzieżowej:

Produkujesz 1000 koszul dziennie i chcesz się poprawić. Biorąc pod uwagę swoje możliwości, ewentualne możliwości lub modernizacje, ustalasz swój cel na 1500 dziennie.

Teraz Twój pożądany stan to 1500 koszul, podczas gdy Twój obecny stan to 1000 koszul, a tam jest 500-shirts luka do przeanalizowania. Po określeniu luki, należy zbadać przyczyny jej powstania.

Powinieneś znaleźć to, co spowodowało tę lukę, jak to wyszło i jakie czynniki lub braki odegrały rolę.

4) Tworzenie rozwiązań

Jeśli odkryłeś, dlaczego luka występuje, możesz podjąć działania, aby ją naprawić.

Zacznij od oceny możliwych rozwiązań i zdecyduj, które z nich mają zastosowanie do problemu.

5) Lista możliwych rozwiązań

Który sposób jest najlepszy, aby zlikwidować lukę? Rozważ wszystkie odpowiednie opcje i jak możesz z nich skorzystać.

6) Porównaj z zaletami i wadami

Być może będziesz musiał ponownie rozważyć swoje opcje z ich zaletami i wadami. Wprowadzenie nowego rozwiązania dla istniejącego problemu może spowodować potencjalny problem lub może kosztować zbyt wiele i spowodować straty.

Dlatego podejście do problemów pod różnymi kątami pomoże Ci wyeliminować nieopłacalne opinie.

7) Przegląd rozwiązań

Po ich porównaniu, wybierz najbardziej odpowiednie rozwiązania. Przeanalizuj je i stwórz plan, jak go wdrożysz.

8) Wypełnij lukę

Na tym etapie musisz podzielić się swoim planem z organizacją i przedstawić go innym. Do wdrożenia planowanych zmian może być potrzebna zgoda tych osób. Należy więc być przygotowanym na przekonanie ich, że plan działania może prowadzić do celu.

Korzyści z analizy GAP

• Daje przegląd wydajności firmy: Przeprowadzając analizę, możesz odkryć, gdzie stoisz jako organizacja i jak obecnie działasz.
• Pomaga wykryć, co należy poprawić: Przegląd sytuacji pomaga zrozumieć, które elementy pracy wymagają zmiany.
• Pomaga rozwiązywać problemy: Przeprowadzenie analizy prowadzi do stworzenia rozwiązań i usprawnień dla obecnego stanu.
• Przekształca potencjał w wydajność: Sprawia, że jesteś bliżej swojej idealnej wydajności poprzez eliminację przeszkód, które Cię powstrzymują.
• Daje wgląd w lepsze wykorzystanie możliwości: Po odkryciu, jak możesz wykonywać lepszą pracę, poznajesz bardziej efektywne sposoby jej wykonywania. Możesz je wykorzystać w przyszłości.
• Podkreśla zmiany: Przedstawia wszystkie zmiany, których dokonałeś i zmiany, które prawdopodobnie wprowadzisz w innych sytuacjach.

Rynek vs. Analiza strategiczna:

Z analizy luki rynkowej, można dowiedzieć się, co dzieje się na rynku; co twój konkurent może lub nie może zrobić. Następnie przeprowadzamy strategiczną analizę lu ki i sprawdzamy, jakie mamy możliwości, co możemy zrobić lub co musimy poprawić.

Przykłady analizy luk

Wspomnieliśmy, że analiza luk może być stosowana w wielu różnych obszarach. Oto kilka przykładów:

Uruchomienie produktu: Analiza luk może być wykorzystana przez firmę w celu ustalenia, dlaczego sprzedaż nowo wprowadzonego produktu nie spełniła oczekiwań.

Optymalizacja procesów: Firma telekomunikacyjna może przeprowadzić analizę luk podczas próby ustalenia, dlaczego niektóre zamówienia nie zostały dostarczone do klientów. Pomaga im to zidentyfikować przyczyny w bieżącym procesie i stworzyć zoptymalizowany cel.

Satysfakcja klienta: Jeśli firma lotnicza dąży do osiągnięcia satysfakcji klienta, analiza luk może być przeprowadzona w celu wykrycia obecnego niezadowolenia i znalezienia sposobów na lepszą obsługę klienta.

Planowanie strategii: Firma e-commerce próbująca zdobyć miejsce na rynku potrzebuje planu strategicznego, dzięki czemu może przeprowadzić analizę luk. Mogą zidentyfikować swoje cele strategiczne i obecne braki, a następnie stworzyć swój plan działania.

Ocena indywidualna: Lider zespołu może przeprowadzić analizę luk w zakresie oceny i poprawy wydajności pracowników. Wyniki mogą być wykorzystane do wyciągnięcia najlepszych praktyk, które każdy może przyjąć i poprawić ogólną wydajność.

Ramy:

Istnieją pewne główne ramy, które można wykorzystać podczas definiowania problemów i tworzenia rozwiązań. Możesz wizualizować kroki i łatwo udokumentować swój raport za pomocą tych ram.

Analiza SWOT

SWOT oznacza mocne strony, słabe strony, szanse i zagrożenia. Jest to bardzo powszechnie używany framework.

Można skanować środowisko poprzez badanie zarówno wewnętrznych jak i zewnętrznych czynników. Możesz stworzyć strategie zgodnie z tabelą SWOT i opracować plan.

McKinsey 7Ss Framework

Ramy te obejmują siedem kategorii: strategia, struktura, systemy, które są uważane za "twarde" oraz wspólne wartości, umiejętności, styl i personel, które są uważane za "miękkie".

Elementy twarde są łatwiejsze do zidentyfikowania, natomiast miękkie są stosunkowo trudniejsze i mniej namacalne. Możesz pracować poprzez wspólne wartości i 7S swojej organizacji, aby zacząć wypełniać lukę.

Model Nadlera-Tushmana

Ten dynamiczny model opiera się na czterech elementach: pracy, ludziach, strukturze i kulturze. Celem jest ustalenie, czy są one zgodne i jak praca w każdym z elementów wpływa na pozostałe. Składa się on z 3 części:

• Wejście: Kultura firmy, siła robocza, zasoby
• Proces transformacji: Systemy, zespoły, procesy
• Wyjście: Produkt końcowy lub usługa

Diagram Fishbone'a

Jest to diagram przyczynowo-skutkowy, używany szczególnie do identyfikacji bieżącej sytuacji. Dzieli on problem na kategorie takie jak środowisko, maszyny, materiały, pomiary, metody i ludzie.

Możesz go wykorzystać do takich koncepcji jak marketing mix lub 4S's of service.

Analiza PEST/PESTLE

Analiza PEST pomaga analizować zagrożenia poprzez cztery czynniki: polityczny, ekonomiczny, społeczny i technologiczny. Stanowi ona przejrzyste ramy do wykrywania bieżących problemów.

Istnieje bardziej pogłębiona wersja PEST. Analiza PESTLE to akronim, podobnie jak PEST, oznaczający czynniki polityczne, ekonomiczne, społeczne, technologiczne, prawne i środowiskowe.

Narzędzia do analizy GAP

Do przeprowadzenia analizy luk istnieje kilka przydatnych narzędzi. Za pomocą tych narzędzi można łatwo wizualizować kroki i dokumentować analizę. Możesz wybrać platformy online lub skorzystać z gotowych szablonów.

• upBOARD: Jest to narzędzie online do identyfikacji luk, które oferuje szablony stron internetowych i formularze wejściowe. Zawiera pulpity postępu, integrację danych, projekty i pełny dostęp na pulpicie lub telefonie komórkowym.

• Cacoo: To narzędzie online pochodzi z opartych na chmurze opcji udostępniania i edytowalnych szablonów. Możesz łatwo uzyskać swój wkład i współpracować z innymi. Każdy członek zespołu może udostępniać i edytować diagramy w tym samym czasie, a także dzielić się swoimi uwagami.

• SWOT: Jest to narzędzie do analizy SWOT online, które pomaga tworzyć tabelę SWOT z różnymi opcjami układu. Możesz dostosować swój szablon i zbudować własny. Posiada takie funkcje jak zapraszanie członków zespołu do głosowania i zawężanie zakresu zainteresowania, aby zmieścić się na jednej stronie.

• iAuditor: Jest to oparty na chmurze konstruktor szablonów, który usprawnia przepływ pracy. Można utworzyć pulpit i zobaczyć zobowiązania pracowników, można zdefiniować przepływ pracy, który wysyła automatycznie generowane raporty analizy luk lub zaplanować analizę.

• Excel: Możesz skorzystać z gotowych szablonów i przeprowadzić analizę luki w Excelu. Wszystko, co musisz zrobić, to pobrać takie szablony na, a następnie można rozpocząć pracę nad analizą z preferowanych dostosowań. Możesz aktualizować swoje dane i używać szablonu ponownie do różnych celów.

Jak można wykorzystać Excela do analizy luk

Korzystając z dostarczonych szablonów, można wprowadzić dane, wizualizować informacje z edytowalnymi funkcjami i osiągnąć swój plan poprawy.

Szablon Excel do analizy luk jest zaprojektowany jako tablica rozdzielcza z odpowiednimi kolumnami do wypełnienia, w tym sekcje dla wykresów wizualnych, notatek ewaluacyjnych. Ten szablon pozwala na:

• Wpisać swoje cele, stan obecny i stan pożądany.
• Wybrać identyfikację luki (jako tak lub nie).
• Wpisać opis luki w zależności od zagadnienia, które chcemy poprawić.
• Wpisz działania korygujące dotyczące usprawnień.
• Wybierz priorytet (np. niski, średni lub wysoki).
• Dostosuj identyfikację lu ki i status priorytetu.

Po wprowadzeniu danych, automatycznie wyświetlą się wykresy poniżej. Możesz je zamknąć, jeśli chcesz.

Inną rzeczą, którą możesz zrobić z tym szablonem jest wpisanie swoich opinii w części Uwagi.

SŁOWA KOŃCOWE:

Analiza luk jest kluczowym procesem dla rozwoju. Szablony Excel zapewnia płynne doświadczenie w analizie luk; nie wymaga instalacji i działa zarówno na Mac i Windows. Można je dostosować i ponownie wykorzystać.

Dokumentuj swój proces za pomocą odpowiednich narzędzi i kroków; Twoja wydajność zostanie zwiększona.