Jak napisać Standardowe Procedury Operacyjne

W przypadku skomplikowanych czynności raczej nie zapamiętasz, jak je wykonać krok po kroku. Takie czynności wymagają instrukcji, które trzeba wykonać i są one gdzieś zapisane. Nawet w przypadku przepisów kulinarnych istnieją książki kucharskie, w których wszystko jest wyjaśnione, lub gdy kupujesz gotowe do montażu meble do domu, produkt ten jest dostarczany z instrukcją w pakiecie.

Tak więc, potrzebujesz przewodnika, aby móc wykonać daną czynność. W biznesie nazywa się to "standardowymi procedurami operacyjnymi".

W tym artykule dowiesz się, jak napisać standardową procedurę oper acyjną i dotrzesz do gotowego szablonu Excela, dzięki któremu stworzysz swój workflow!

Co to jest SOP?

Standardowe procedury operacyjne to instrukcje krok po kroku prowadzące pracowników przez czynności i pomagające im w wykonywaniu złożonych rutynowych czynności. Firmy mają standardowe listy rzeczy do zrobienia, a żeby skutecznie nimi zarządzać, stosują SOP i dokumentują procesy.

Rutynowe czynności są zapisane w sposób zwięzły, tak aby każdy pracownik mógł wykonywać swoje zadania w ten sam sposób za każdym razem, bez konieczności zapamiętywania każdego kroku. SOP to jednak coś więcej niż tylko zapisywanie procesów.

Zanim zaczniesz procedury, może chcesz wiedzieć, jak mapować swój obecny dokument i porównać swoje procesy szybko. Sprawdź to Automatic Flowchart Maker w Excelu, aby usprawnić swój przepływ pracy z programem Excel.

Zawiera on opisy wszystkich istotnych kroków z dokładnymi informacjami. Ten pisemny przewodnik jest idealnie krótki i może być napisany w różnych formatach.

Jak napisać Standardowe Procedury Operacyjne:

Przed dokumentowaniem, musisz mieć podstawowe zrozumienie tematu, aby napisać właściwą procedurę. Jak napisać standardową procedurę operacyjną nie jest ustalona metoda, jednak istnieją pewne instrukcje, które można śledzić.

Oto przewodnik krok po kroku, jak napisać zestaw instrukcji.

Krok 1: Określ swoje cele

Zdefiniuj, co chcesz osiągnąć na końcu procedury i jak pisanie SOP ułatwi to.

Zrozum, dlaczego potrzebujesz SOP do tego i czy jest to naprawdę konieczne. Mogą istnieć istniejące procedury wokół, ale muszą one być tylko zorganizowane.

Upewnij się, czy będziesz tworzyć nowe SOP lub poprawić istniejące, więc to pomoże Ci ustawić swoje kolejne kroki. Możesz rozważyć te pytania:

Jeśli chodzi o wyznaczanie celów, użycie metodologii SMART może pomóc Ci stworzyć bardziej osiągalne, jaśniejsze cele. Możesz przeanalizować pożądane cele swojej firmy za pomocą tego szablonu SMART Goals Excel.

Krok 2: Konsultacje z pracownikami

Jeśli piszesz procedurę dla konkretnego zadania, oznacza to, że są pewne osoby, które są odpowiedzialne za to zadanie.

Skontaktuj się z nimi i zapytaj o ich opinię.

Ci pracownicy wykonują to zadanie regularnie i znają wszystkie szczegóły w nim zawarte.

Aby dokumentacja była sporządzona poprawnie, należy skonsultować się z pracownikami i poznać każdy szczegół procesu.

Zapytaj, jak pisemne SOP pomaga im wykonywać lepiej i rozważyć ich sugestie. To pomoże Ci ustalić priorytety informacji.

Krok 3: Zdefiniuj zakres

Załóżmy, że istnieje procedura, w którą zaangażowane są zespoły marketingu, sprzedaży i finansów. Mają one różne role i nie muszą znać się nawzajem w szczegółach.

Do jakich działów lub zespołów adresowana jest SOP?

Ogranicz zakres w zależności od tego, jak tworzysz standardową procedurę operacyjną.

Krok 4: Określ swoją grupę odbiorców

Jeśli piszesz SOP dla konkretnego zespołu, to powinieneś rozważyć ich potrzeby w oparciu o:

• Tło: Czy są to doświadczeni pracownicy, czy nowi? Istniejący pracownicy mogą być już zaznajomieni z procedurami firmy, ale dla innych może to być skomplikowane i potrzebują bardziej jasnych i szczegółowych instrukcji.
• Wiedza: Weź pod uwagę, jak dużo wiedzą o procedurze i pisz zgodnie z ich poziomem wiedzy.
• Język: Jeśli Twoi odbiorcy nie są rodzimymi użytkownikami języka, być może będziesz musiał użyć więcej wizualizacji niż słów.

Krok 5: Wybór formatu

Format należy wybrać w oparciu o cel użycia. Istnieją trzy główne rodzaje formatów:

• Lista kontrolna: Ten jest bardzo prosty, krótki i łatwy do naśladowania. Zawiera odpowiednie kroki i jest zapisana w punktach lub cyfrach.
• Lista hierarchiczna: Jeśli kroki zawierają więcej szczegółów, możesz użyć tej. Jest ona wypunktowana lub ponumerowana jak lista kontrolna, ale zawiera konkretne podetapy.
• Schemat blokowy: Wizualizuje pomysły i decyzje. Jeśli procedury obejmują różne możliwe wyniki, schemat blokowy jest dobrym pomysłem, aby mapować jasno.

Krok 6: Napisz SOP

Zrób swój zarys i napisać projekt przed dokumentowaniem.

Standardowy SOP zawiera:

Strona tytułowa: Ta strona zawiera nazwę procedury i nazwy zespołów lub działów, których dotyczy.

Spis treści: Jest potrzebny, jeśli dokument jest zbyt długi. Pozwala on na łatwy dostęp do dokumentu.

Procedura: Staraj się pisać z perspektywy użytkownika, aby dostarczyć mu jasnych instrukcji. Bądź zwięzły, ale uwzględnij wszystkie niezbędne szczegóły.

• Zakres: Definicja zakresu, jego granice i informacje o tym, jak jest używany.
• Terminologia: Wyjaśnienie skomplikowanych terminów w przypadku, gdy odbiorcy mogą nie być zaznajomieni.
• Procedura: Dokumentacja procesów, mapy i wykresy.

Krok 7: Testowanie i przegląd

Teraz możesz sprawdzić swój dokument, wykryć ewentualne błędy i poprawić je. Wyślij projekt do członków zespołu, aby go przejrzeli. Na tym etapie można rozważyć edycje lub sugestie, aby osiągnąć najlepszą wersję dokumentu.

Krok 8: Wdrożenie SOP

Jeśli zagwarantowałeś, że Twoja procedura jest bezpieczna i gotowa do użycia, możesz ją wdrożyć i udostępnić. Możesz udostępnić go online lub wydrukować i rozprowadzić po biurze.

Korzyści z używania SOP

Czyniąc rzeczy bezpieczniejsze i bardziej wydajne, SOP pomaga również zespołom pracować na rzecz wspólnych celów, a zatem zapewnia holistyczne korzyści dla organizacji.

Niektóre zalety standardowych procedur operacyjnych:

• Przynosi spójność i efektywność: Podążanie za tym samym przewodnikiem i wykonywanie zadań w identyczny sposób oznacza spójność w dłuższej perspektywie.
• Oszczędza pracownikom zapamiętywania etapów procesów: O ile wystarczająco trudno jest istniejącemu pracownikowi pamiętać o wszystkich istotnych krokach, o tyle jeszcze trudniej jest nowym. Nie można oczekiwać od kogoś, kto ledwo zna procesy, że zapamięta każdy szczegółowy krok.

• Można go wykorzystać do standaryzacji szkoleń, dzięki czemu skraca się czas szkolenia: Dla osób, które niedawno dołączyły do firmy, potrzebne jest szkolenie. Jeśli szkolisz nowego pracownika, za pomocą SOP możesz wyjaśnić czynność bardzo krótko i nie musisz powtarzać jej za każdym razem, gdy ją wykonują. Dzięki pisemnym instrukcjom, mogą oni wykonywać czynności w ten sam sposób, co pozwala zaoszczędzić czas.
• Zapobiega to ewentualnym niepowodzeniom i nieporozumieniom: Ponieważ cały zespół postępuje zgodnie z tymi samymi instrukcjami i zarządza swoimi działaniami w oparciu o ten sam zestaw, nie doświadczasz nieporozumień wynikających ze sprzecznej pracy. Wszyscy mają wspólny punkt odniesienia i wspólny język.

Jeśli chodzi o komunikację w zespole, możesz nie znaleźć wystarczająco dużo czasu, aby zrobić krok do tyłu, ponieważ masz zbyt wiele pracy. Kanban Board Excel Template może być dobrym punktem wyjścia do pokonania tych wyzwań.

• Pomaga osiągnąć wysoką jakość produkcji: Bezpieczeństwo, spójność i wydajność przychodzą z dobrymi wynikami. Praca wykonywana według jasnych instrukcji prowadzi firmę do osiągnięcia wysokiej jakości wyników.

Niezależnie od działu lub pola, SOP jest ratunkiem i ma znaczący wpływ na sukces firmy. Ponieważ jest to korzystne dla ogólnej wydajności, to jest mądry, aby go mieć w każdym dziale możliwe.

Narzędzia dla SOP:

SOP są niezbędne, ale jeśli używasz ich nieefektywnie, mogą spowodować, że zgubisz się w mylących szczegółach. Zrób je dobrze, to ułatwi Ci pracę. Zacznij od użycia właściwych narzędzi. Niektóre konkretne narzędzia istnieją, ale należy rozważyć następujące czynniki przed podjęciem decyzji, który z nich będzie używany.

1. Cena: Koszty narzędzi różnią się, ale jeśli znajdziesz dwa z tych samych funkcji, możesz wybrać tańszy.
2. Łatwość użycia: Celem jest tutaj uproszczenie procesów, więc powinno się zacząć od zrozumiałego, łatwego w użyciu narzędzia.
3. Funkcjonalność: Powinno być wolne od błędów i łatwo się uruchamiać. Powinno dostarczać pomocnych funkcji.

Standardowe procedury operacyjne powinny zawierać schematy organizacyjne, szczegółowe instrukcje i listy kontrolne z mierzalnymi wynikami. Prawdopodobnie wolisz, aby były one w jednym miejscu, a następnie można użyć takich narzędzi, które zapewniają to i pomóc budować swoją standardową procedurę operacyjną w sposób, który chcesz.

Przykłady oprogramowania SOP:

Istnieją różne opcje z różnymi cenami, a większość z nich jest darmowa podczas rozpoczynania pracy. Oto kilka dobrych i co one oferują:

Sweet Process: Jako oprogramowanie internetowe, SweetProcess dokumentuje Twoje procesy za pomocą szczegółowych instrukcji, zdjęć lub zrzutów ekranu i list kontrolnych. Możesz również ustawić daty wymagalności i e-maile przypominające.

Process Street: Jest to kolejna alternatywa dla oprogramowania do przepływu pracy, która służy do zarządzania listami kontrolnymi zespołu, procedurami. Możesz tworzyć i dostosowywać listy kontrolne z tekstem, obrazem, diagramami lub filmami. Każda lista kontrolna jest szablonem, więc możesz ją ponownie utworzyć.

Trainual: Ten jest jak playbook. Możesz znaleźć how-to's na jego prostej aplikacji. Oferuje standardowe procedury operacyjne, podręczniki szkoleniowe, podręczniki i inne. Możesz łatwo uzyskać dostęp i aktualizować.

Evernote: Jest to popularna aplikacja do robienia notatek, gdzie można tworzyć instrukcje i listy kontrolne. Następnie można je zorganizować i podzielić się nimi z zespołem. Oferuje również czat zespołowy do omawiania swojej pracy.

Way We Do: Pomaga to firmom tworzyć swoje polityki i procedury oraz aktywnie wykorzystywać je w przepływie pracy. Oferuje akceptację polityki i procedur, monitorowanie zadań, ochronę IP i wiele więcej.

Jeśli jednak chcesz skorzystać z praktycznej alternatywy, to oprócz oprogramowania na zamówienie możesz spojrzeć gdzie indziej.

Excel jest właściwym rozwiązaniem. Jest to proste i łatwe, że można uruchomić swoje procesy szybko.

Jak stworzyć SOP w Excelu:

Microsoft Excel pozwala na tworzenie zestawu instrukcji z jego prostych szablonów wykresów przepływu.

Ułatwia to tworzenie diagramu przepływu, ale będzie wymagać ręcznego dostosowania i formatowania tekstu i kształtów.

Dlatego polecamy Ci automatyczny kreator wykresów, który pomoże Ci stworzyć je przy minimalnym wysiłku. Excel jest narzędziem, z którym każdy jest zaznajomiony, podczas gdy inne mogą wymagać procesu uczenia się.

Możesz tworzyć swoje przepływy pracy bez poświęcania zbyt wiele czasu, a także wizualizować je za pomocą praktycznych szablonów i ustawień dostosowywania, które zapewnia Excel.

To narzędzie w Excelu nie tylko pomaga Ci wizualizować procesy zachodzące w Twojej firmie, ale także pozwala Ci je analizować i ulepszać w dowolnym momencie.

Możesz stworzyć swój własny proces za pomocą jednego kliknięcia, bez gubienia się w kształtach i liniach. Wszystko, co musisz zrobić, to wprowadzić dane zgodnie z Twoimi preferencjami.

Po udokumentowaniu procesu, możesz łatwo wprowadzić lub skopiować/wkleić dane do części danych z identyfikatorem kształtu, opisem, kolejnym identyfikatorem, etykietami decyzji i typem kształtu.

Istnieją również dwie opcjonalne części w sekcji danych, które pozwalają dostosować szablon do własnych potrzeb.

SOP powinny być regularnie aktualizowane po wdrożeniu. Jeśli więc potrzebujesz aktualizacji lub o czymś zapomniałeś, możesz to łatwo dodać i stworzyć nową wersję dokumentu procesowego.

W ustawieniach możesz zmienić rozmiar czcionki, układ wykresu czy kolory.

Na koniec możesz po prostu wydrukować swój dokument, aby zachować kilka kopii schematu blokowego. W nagłych wypadkach ktoś może potrzebować sprawdzić dokument w Twoim biurze.

Zalety Automatycznego Kreatora Schematów Przepływu do pisania SOP:

Czasami przygotowanie szczegółowych procedur może stać się czasochłonnym projektem i nie być najszybszym sposobem na wizualizację procesów. Ale ten gotowy do użycia kreator wykresów przepływu w Excelu może pomóc przyspieszyć edycję, udostępnianie i importowanie wykresu przepływu dla Twojej firmy.

Za pomocą kilku prostych kliknięć możesz mieć najbardziej aktualne informacje dla swojej firmy i możesz zaprezentować swój schemat przepływu kierownictwu lub członkom zespołu.

Możesz analizować obszary do poprawy w ramach schematu przepływu, współpracować z członkami zespołu i udostępniać plik Excel w razie potrzeby.

Jeśli szukasz również tworzenia struktury organizacyjnej swojej firmy, sprawdź ten pomocny wpis na blogu, który pokazuje najczęstsze rodzaje struktur organizacyjnych, które możesz chcieć wykorzystać!