Czy Excel może być używany jako baza danych?

Udostępnij:

Być może pierwszym pytaniem, jakie można zadać jest "Czy mogę używać Excela jako bazy danych?".

Odpowiedź brzmi: tak... jednak używanie programu Microsoft Excel jako głównej bazy danych może mieć zarówno wady, jak i zalety.

W dalszej części tego rozdziału, te zalety i wady będą szczegółowo opisane. Najpierw jednak przyjrzyjmy się dokładnym definicjom pojęć arkusza kalkulacyjnego i bazy danych.

Arkusze kalkulacyjne: Zarządzanie danymi

Arkusz kalkulacyjny to po prostu elektroniczna księga rachunkowa. Mają one przetworzone dane wprowadzone przez człowieka. Są one używane do przechowywania danych, którymi można zarządzać poprzez tworzenie wykresów i diagramów.

Baza danych jest zbiorem danych przechowywanych w formie cyfrowej. Są one o wiele bardziej złożone pod względem przechowywania danych w porównaniu z arkuszami kalkulacyjnymi. Ponadto, dane, które przechowują są tylko surowe, informacje są całkowicie nieprzetworzone.

Microsoft Excel jest przede wszystkim programem do obsługi arkuszy kalkulacyjnych, wchodzącym w skład pakietu Microsoft Office. Wszystkie inne programy do obsługi arkuszy kalkulacyjnych bazują (lub czasami są kopiowane lub klonowane) na Excelu. Możliwe jest jednak wykorzystanie arkusza kalkulacyjnego takiego jak Excel również jako bazy danych.

Tabele proste, tabele Excela i tabele przestawne

W tym celu Microsoft zintegrował w Excelu trzy funkcje, dzięki którym możesz używać go jako bazy danych: Simple Tables, Excel Tables i Pivot Tables.

Funkcja Simple Tables jest obecna w Excelu od czasu jego integracji z Microsoftem w 1987 roku. Jest to tak prosta baza danych arkusza kalkulacyjnego, jak to tylko możliwe. Pochodzi z opcją używania go jako poziomej lub pionowej bazy danych.

Excel Tables przyszedł z aktualizacją 2007 na Excel. Ta nowa funkcja pozwoliła Excelowi automatycznie tworzyć nowe kolumny i wiersze danych w oparciu o informacje, które umieściłeś w.

To odeszło od ręcznego podejścia Proste Tabele prowadzone przez ponad trzy dekady. Ten zautomatyzowany sposób aktualizacji arkuszy kalkulacyjnych i używania jako bazy danych utorował drogę dla innych programów arkuszy kalkulacyjnych, aby podążać w tych krokach.

A trzecią opcją są tabele przestawne. Tabele przestawne, a także wykresy przestawne są potężnymi narzędziami do sortowania, podsumowywania i filtrowania danych. Po tych procesach, złożone i duże ilości danych są prezentowane w arkuszu kalkulacyjnym jako podsumowanie.

Wraz z aktualizacją 2010 w Excelu, funkcja tabel przest awnych została przykręcona jako kluczowe i szczególnie przydatne narzędzie do generowania raportów i uzyskiwania analiz na danych w.

Po wyjaśnieniu każdego ze sposobów korzystania z programu Excel jako bazy danych, teraz, spójrzmy na zalety i wady korzystania z niego jako takiego.

Zalety baz danych w stosunku do arkuszy kalkulacyjnych:

  • Excel jest znacznie łatwiejszy w użyciu niż jakiekolwiek inne oprogramowanie arkusza kalkulacyjnego. Dlatego jest o wiele bardziej praktyczny w porównaniu do skomplikowanego i trudnego do nauczenia się oprogramowania baz danych i programów. Ponadto, konfiguracja programu zajmuje o wiele mniej czasu niż w przypadku innych arkuszy kalkulacyjnych i baz danych.
  • Microsoft Excel jest również tańszą opcją. W porównaniu do swoich konkurentów na rynku arkuszy kalkulacyjnych, a także narzędzi bazodanowych, jest to jedna z najtańszych opcji.
  • Jest on szybszy i łatwiejszy w podstawowym przetwarzaniu danych. Dzięki szerokiej gamie zautomatyzowanych funkcji, jest to najlepsza opcja dla osób, które nie są ekspertami lub nie mają wystarczającego doświadczenia technicznego.

Ukryte zagrożenia związane z używaniem Excela jako bazy danych:

  • Objętość danych jest bardzo ważnym czynnikiem, jeśli pracujesz w księgowości, finansach lub działach IT. Excel ma ograniczenia dotyczące liczby arkuszy i arkuszy kalkulacyjnych, które możesz dodać.

Poza ograniczeniami dotyczącymi wzrostu i aktualizacji nowych danych, może również powodować problemy z wydajnością, takie jak awarie, spowolnienia i brak możliwości zapisu.

  • Jeśli Twój przepływ pracy lub przepływ danych nie jest liniowy, to Microsoft Excel może nie być najlepszą opcją do tworzenia bazy danych. Excel działa znacznie lepiej z nieskomplikowanym i prostym przetwarzaniem danych z jego podejściem krok po kroku.
  • Być może największą wadą programu Excel jest brak możliwości współpracy z innymi. Będziesz miał kilka kopii, wszystkie z inną wersją tego samego pliku i może stać się koszmarem śledzić pliki i aktualizacje na nich.

Brakuje narzędzi do współpracy, jak również śledzenia w czasie rzeczywistym zmian i aktualizacji, które każdy wykonuje w tym samym arkuszu kalkulacyjnym.

W innych narzędziach arkuszy kalkulacyjnych online, takich jak Arkusze Google, więcej niż jedna osoba może otworzyć i na żywo edytować dokument przed nimi. Najlepsze w tym wszystkim jest to, że każdy może zobaczyć, kto zmienia co w czasie rzeczywistym.

  • Nawet jeśli można umieścić hasło przed otwarciem pliku Excel, to z pewnością nie jest to najsilniejszy i najbezpieczniejszy wybór. Istnieją narzędzia w Internecie, które po prostu łamią hasło do pliku Excel bez konieczności znajomości hasła.
  • Plik Excel istnieje tylko w jednym dysku jednego urządzenia. A jego historia i przeszłe wersje mogą być śledzone w tym urządzeniu lub poprzez sprawdzenie właściwości tego pliku. Jednakże, jeśli wprowadzasz delikatne i wrażliwe informacje, przechowywanie tych danych w pliku Excel nie jest optymalnym rozwiązaniem. Ponieważ kierownicy projektów i przełożeni nie mogą znać lub śledzić potencjalnych kopii tych plików Excel z wrażliwymi i tajnymi informacjami.
Na przykład, jesteś kierownikiem projektu i przekazałeś zadania księgowym.

Nawet z umowami o zachowaniu poufności i dokumentami podpisanymi w celu utrzymania danych w tych plikach w tajemnicy, duplikaty mogą być wykonane i to pozostanie niezauważone dla całej firmy.

To były powody, dla których w niektórych przypadkach i sytuacjach najlepiej jest unikać używania Microsoft Excel jako bazy danych.

W przeciwnym razie dane mogą ulec uszkodzeniu, mogą zostać skradzione lub wysłane do osób, które nie chcą, aby ich ręce znalazły się na wrażliwych informacjach, mogą stracić pieniądze, a co najważniejsze, mogą znacznie zaszkodzić Twojej firmie i działalności.

Kiedy powinieneś zastąpić swój arkusz kalkulacyjny bazą danych online?

Gdy masz do czynienia z dużą ilością danych

Microsoft Excel nie jest potężną aplikacją do przechowywania danych.

Nie jest praktyczne przechowywanie wszystkich informacji oraz surowych i przetworzonych danych dotyczących Twojej firmy tylko w jednym pliku Excela. W najlepszym interesie działów księgowości i finansów w Twojej firmie oraz ogólnie w Twojej firmie jest używanie tylko jednego i tego samego pliku w celu przetwarzania danych.

Ponieważ niektóre firmy, czy są one małe lub duże, wybrać, aby dodać nowe arkusze, wiersze i kolumny do tego samego pliku Excel dla każdego nowego danych, które zbierają się. Ten ogromny plik Excel staje się powolny i ciężki obiekt. To zajmuje dużo czasu i przetwarzania, aby otworzyć, a następnie również, powolny do pracy w, jak również. Oprócz szybkości pliku, pomyśl o popełnieniu jednego błędu i wprowadzeniu niewłaściwej zmiennej do bazy danych.

To może zamienić się w koszmar w ciągu sekundy.

Excel jest dobry do przetwarzania i dostępu do małych ilości danych. Ale jeśli Twoja firma się rozrasta, nielogiczne jest poleganie na jednym pliku Excela dla wszystkich informacji księgowych i finansowych. Możesz też powiedzieć: "Będę oddzielać liczby i dane z każdego kwartału do różnych plików Excela".

Jest to całkowicie dopuszczalne, jednak po pewnym czasie wszystkie dane i pliki, które stworzyłeś mogą stać się skomplikowanym bałaganem. Dlatego też, jeśli masz zamiar przechowywać duże ilości danych, najlepiej jest kontynuować pracę z bazą danych online.

Kiedy chcesz współpracować

Jak wspomniano w poprzednim rozdziale jako jedną z wad programu Microsoft Excel, brakuje w nim możliwości edycji przez wiele osób i śledzenia na żywo.

Excel jest narzędziem offline. Nie jest zbudowany i zaprojektowany do pracy w środowisku zespołowym.

Jest to program do użytku indywidualnego, a następnie, aby pokazać i podzielić się tym, co wprowadziłeś i stworzyłeś z innymi.

Jeśli chcesz śledzić, co wszyscy robią w jednym arkuszu kalkulacyjnym lub bazie danych; jeśli chcesz spojrzeć na różne i przeszłe wersje informacji oraz zobaczyć osoby edytujące plik, powinieneś zastąpić swój program arkusza kalkulacyjnego offline bazą danych online.

Gdy zależy Ci na bezpieczeństwie

Duże firmy, wielkie marki i gigantyczne konglomeraty mają jedną wspólną obsesję: bezpieczeństwo.

Poświęciły one ogromną ilość czasu i pieniędzy, aby chronić swoje informacje, a także informacje swoich klientów.

Dlatego też jednoetapowa ochrona Excela z łatwym do złamania hasłem nie jest czymś, czego te firmy szukają i nie jest to narzędzie, którego używają do swoich baz danych.

Ponieważ rozwój, informacje i dane, które posiadają, nie mogą być nikomu udostępniane ani przesyłane, wybierają one bezpieczniejsze bazy danych, a nie arkusze kalkulacyjne Microsoft Excel.

Gdy chcesz szczegółowo dostosować program do swoich potrzeb

Oczywiście, Excel posiada do 400 funkcji w sobie.

Mogą być one wykorzystywane w dużym stopniu i są używane od ponad 30 lat w dziedzinie rachunkowości i finansów przez ekspertów, księgowych i konsultantów finansowych.

Jednak, to tylko osiągnąć to, co jest przeznaczone do zrobienia z niego: Podstawowe przetwarzanie danych i tworzenie wykresów i diagramów na podstawie przetworzonych danych.

Jeśli Twoja firma wymaga specyficznych i skomplikowanych zadań z surowymi lub przetworzonymi danymi, to zamiast arkuszy kalkulacyjnych Microsoft Excel, użyj bazy danych online.

Kiedy chcesz potwierdzić swoje dane

Ponieważ bardzo łatwo jest wprowadzać dane w Excelu, o wiele łatwiej jest również wprowadzać błędne dane w Excelu.

Excelowi brakuje tego, w czym narzędzia baz danych online, takie jak Google Sheets (a także Docs) są bardzo biegłe: kontroli jakości.

Jest to zgłaszane przez Raymond R. Panko w artykule zatytułowanym "Co wiemy o błędach arkuszy kalkulacyjnych" 94 procent arkuszy kalkulacyjnych Excel zawiera błędy w nich.

To jest powód sprawdzania i kontrolowania danych umieszczonych w brakuje w programie Microsoft Excel.

Musisz zrobić ręczne sprawdzenie jeden po drugim dla każdej wprowadzonej informacji. Jest to po prostu niemożliwe, gdy pracujesz na czas.

Dlatego, jeśli zastąpisz arkusz kalkulacyjny bazą danych online, będziesz miał łatwy dostęp do narzędzi sprawdzania jakości i pozwolisz programowi robić to, co robi najlepiej.

Zarządzanie danymi za pomocą Microsoft Access lub SQL

MicrosoftAccess to system zarządzania bazą danych opracowany przez firmę Microsoft i wchodzący w skład pakietu Microsoft 365.

Dzięki niemu możesz przechowywać swoje dane we własnym formacie i z własnymi rozszerzeniami lub, jeśli chcesz, możesz importować lub łączyć inne zbiory danych w i do innych systemów baz danych.

SQL jest językiem programowania używanym przez ekspertów lub profesjonalistów w tej dziedzinie. Znajduje się on w systemie zarządzania bazami danych Microsoft lub po prostu znany jako DBMS.

Ma interfejs podobny do Microsoft Excel; jest to jednak potężny silnik bazy danych przechowujący małe i duże ilości surowych danych.

Microsoft Excel, Microsoft Access i SQL:

Chociaż wydają się podobne i mają pewne funkcje, które wszyscy dzielą, Excel i Access i SQL działają na różnych poziomach. Różnią się także pod względem tego, co chcą osiągnąć. Przyjrzyjmy się więc ich wadom i zaletom:

Microsoft Excel (Microsoft Excel)

+ Excel jest najczęściej używanym programem arkuszy kalkulacyjnych wśród firm od czasu jego stworzenia w 1985 roku dla Macintosha i jego integracji z Windows w 1987 roku. A dziś, w erze cyfrowej, każda firma używa Excela w swojej księgowości lub dziale finansowym.

Nikt nie potrafi lepiej przetwarzać podstawowych danych niż Microsoft Excel. Potrafi on łatwo i szybko organizować, formatować i obliczać dane.

Dzięki zaletom języka Visual Basic for Applications (VBA), funkcja formuły działa bardzo dobrze. Również "makra", które wykorzystuje, dają użytkownikom łatwiejszy i szybszy proces w celu wprowadzenia i obsługi ich danych.

+ Posiada ogromną kolekcję wykresów, diagramów, tabel i arkuszy kalkulacyjnych. Oprócz kolekcji, dostosowanie dla tych wykresów i wykresów są bardzo szczegółowe, jak również. Od kolorów do rodzajów czcionek do różnych kształtów i rozmiarów.

- Excel działa na jednym arkuszu. Oznacza to, że inne i być może podobne arkusze nie będzie w stosunku do tego jednego arkusza. Brakuje łączności między jego plikami i arkuszami kalkulacyjnymi. Nazywa się to płaską bazą danych plików.

- Excel może do pewnego momentu naginać swoje ograniczenia. Duże ilości danych wprowadzanych i przetwarzanych w pliku i jednym arkuszu kalkulacyjnym mogą powodować problemy. Problemy te mogą wahać się od spowolnienia całego procesu do awarii i utraty ważnych informacji z nim.

- Oznacza to, że działa on płynnie tylko z małymi zestawami danych. Jeśli liczba wierszy i komórek przekroczy 100 000, program zwolni.

- Nawet jeśli jest to mniejszy zbiór danych, nadal musisz wprowadzić wszystkie dane samodzielnie. Pojedynczo wprowadzane dane są również przetwarzane przez Ciebie ręcznie.

Microsoft Access

Microsoft Access koncentruje się na łączeniu różnych zestawów informacji i danych, co jest wymieniane jako wada programu Microsoft Excel. Łatwo jest przechowywać dane w jednej bazie danych, a następnie, kiedy tylko chcesz w przyszłości, możesz odnieść i połączyć te dane w tej bazie danych z innym zestawem danych. Odwoływanie się i importowanie danych i tabel jest bardzo praktyczne.

Nazywa się to relacyjną bazą danych.

+ Kiedy odwołujesz się w swoim dokumencie do danych lub informacji z innej bazy danych, dane te są jednocześnie aktualizowane bez konieczności wykonywania jakichkolwiek działań. Funkcja automatycznej aktualizacji w programie Access wyprzedza program Excel podczas pracy z bazą danych.

Microsoft Access został zaprojektowany do obsługi dużych ilości danych. Nie zwalnia ani nie zawiesza się, gdy do bazy danych dodawane są większe ilości danych. Ponadto oferuje nieograniczony współczynnik skalowalności, ponieważ dodawanie dowolnej ilości danych do systemu jest bezpłatne.

+ Ponieważ jest to oprogramowanie Microsoft, obsługuje również VBA i makra, które mogą być używane w programie Excel, jak również. Rozszerza to i ulepsza inne funkcje automatyzacji.

+ Kiedy wprowadzasz nowe informacje do przetworzenia, testowanie, a następnie ponowne testowanie makr i formuł już wprowadzonych do systemu nie jest konieczne. Nawet jeśli z nowymi informacjami, system dostosuje się i zapewni nowe i prawidłowe wyniki.

+ Te dokładne liczby i wyniki, które pochodzą z przetworzonych danych zapewnia również wygenerowane raporty. Raporty te mogą być miesięczne, roczne lub nawet codzienne. Raporty te są generowane automatycznie na podstawie wyników z bazy danych, co również pokazuje, że Access kładzie duży nacisk na automatyzację.

- Access znajduje się w pakiecie nazwanym przez Microsoft Suite. I można śmiało powiedzieć, że jest to najbardziej skomplikowany pakiet. W przeciwieństwie do Excela, krzywa uczenia się jest tam i ta krzywa jest bardzo stroma. Bez znajomości jakichkolwiek narzędzi programistycznych lub umiejętności, nauka i opanowanie Accessa może być dość trudne.

- Trudno jest stworzyć bazę danych bez wcześniejszego jej stworzenia. Trzeba się najpierw nauczyć, a następnie przećwiczyć tworzenie baz danych, testowanie zapytań i dostosowywanie planowanych raportów. Ta platforma bazodanowa bardzo różni się pod względem obsługi i pracy od innych programów Microsoftu, takich jak Word czy Excel.

- Prawdopodobnie największą różnicą pomiędzy Excelem a Accessem jest możliwość wizualizacji danych. Excel oferuje setki kolorowych i interesujących opcji, aby przedstawić zwykłe dane liczbowe w ujmujący sposób; Accessowi tego brakuje. Mówiąc "brak", należy mieć na myśli brak jakiejkolwiek wizualizacji danych w Microsoft Access.

SQL

+ Podobnie jak Microsoft Access, również SQL może przetwarzać duże ilości danych. Język programowania SQL jest zaprojektowany (w zależności od oprogramowania i użytego programu) do pracy z ponad milionem wierszy danych. Ponadto, nie zwalnia on ani nie ulega awarii z powodu dużego rozmiaru danych, lecz nadal działa bez wysiłku.

+ SQL ma spójną strukturę. Jego organizacja funkcjonuje pomyślnie, ponieważ tabele są ściśle związane z posiadaniem dokładnych danych z dokładnymi wynikami.

+ W przeciwieństwie do Excela, zwraca uwagę na środowiska zespołowe i koncentruje się na funkcjach współpracy oprogramowania.

+ Oddziela raporty analityczne od samych danych. W ten sposób oba funkcjonują oddzielnie i różnią się od siebie; w tym samym czasie mogą się łączyć i funkcjonować razem, jeśli chcesz.

Jeśli każda osoba w Twoim zespole ma ten sam zestaw danych, możesz po prostu wysłać plik .txt z instrukcjami. Tak, że wszyscy mogą uzyskać te same wyniki. Robiąc to, eliminujesz ryzyko uszkodzonych plików raniących jedyny plik danych, który masz. Ponadto, rozmiar pliku danych pozostaje niewielki.

+ SQL pozwala na zapisywanie zapytań, dzięki czemu po wprowadzeniu nowych informacji do systemu, można łatwo wykonać to samo zapytanie z nowymi danymi.

+ Raporty, raporty, raporty. Podobnie jak skomplikowana funkcja generowania raportów w Microsoft Access, również SQL zapewnia stabilne raporty i oferuje spójne i dokładne obliczenia.

- SQL nie jest przeznaczony dla przeciętnego użytkownika... w ogóle. W rzeczywistości jest to język, którego trzeba się nauczyć, zanim zacznie się na nim operować. A poza tym, jest to język unikalny i nie podobny do żadnego innego języka programowania.

- Jak już wspomniano, jest on przeznaczony dla programistów i specjalistów od obsługi danych. Podobnie jak każda platforma bazodanowa (np. Microsoft Access), wymaga szkolenia i praktyki, aby się jej nauczyć.

- Ponieważ ma do czynienia z dużymi ilościami danych, zajmuje dużo miejsca. Dla różnych zbiorów danych może być potrzebne dodatkowe miejsce i pamięć.

Szablony Someka z opcjami bazy danych

Generator zleceń zakupu i tracker

Ten profesjonalny i dobrze skonstruowany szablon Excel zawiera w sobie trzy główne sekcje. Z Generatorem Zamówień Zakupu, możesz łatwo tworzyć zamówienia zakupu, a także eksportować je jako PDF, aby wysłać je do swoich nabywców lub sprzedawców.

Posiada również bazę danych produktów, jak również bazę danych usług. W tej sekcji, każdy mały szczegół o produktach, takich jak opis, informacje ogólne, numer pozycji, wielkość jednostki i cena jest odnotowywana.

Kolejną sekcją jest Śledzenie zamówień. W nim, można śledzić swoje bieżące zamówienia, a także, przeszłe zamówienia, jak również.

Szablon jest specjalnie zaprojektowany dla Ciebie, aby zaoszczędzić czas i kontynuować swoje zlecenia zakupu bez obawy o zapisywanie lub śledzenie ich.

Small Business ERP Szablon

Planowanie zasobów przedsiębiorstwa (ERP) jest jednym z systemów must-have dla każdej firmy do zarządzania i śledzenia ich konta i raportów finansowych.

Ten mały szablon ERP Excel oferuje cele sprzedaży dla przyszłości firmy, koszty produktu i ceny sprzedaży, faktury, zakupu i ewidencji zapasów i całkiem sporo wszystko związane z kontami finansowymi firmy.

Dzięki innowacyjnemu systemowi ERP zintegrowanemu z programem Excel i unikalnemu, profesjonalnemu wzornictwu, które może być używane w prezentacjach, czyni ten szablon najlepszym szablonem Excel ERP, jaki można znaleźć online.

Proforma Invoice Template

Innym szablonem Excela z bazą danych jest Proforma Invoice. Ten darmowy szablon oferuje dwie szczegółowe bazy danych z bazą danych klientów i produktów. Będzie to jedyne narzędzie, którego potrzebujesz, gdy chcesz wysłać fakturę proforma do swoich klientów. Został zaprojektowany dla Ciebie, abyś mógł szybko działać, stworzyć fakturę ze wszystkimi szczegółami, które chcesz i wysłać ją do swoich nabywców.

Socialmedia

Warte uwagi

KWL Charts: Strategia nauczania, która pracuje...

Spis treści Co to jest KWL Chart? Korzyści z wykresów KWL Jak korzystać z wykresów KWL? Kolumna 1: Wiem Kolumna 2: Chcę wiedzieć Kolumna 3: Nauczyłem się Narzędzia do wykresów KWL...

Sekcje portalu