Co to jest diagram PERT? Jak lepiej planować projekty za pomocą wykresu PERT?

Do czego służy diagram PERT?

Diagram PERT jest jednym z najbardziej użytecznych narzędzi do organizowania i zarządzania, z jakimi każdy może się zetknąć. Bez względu na to, w jakiej branży pracujesz, jak duża jest Twoja firma i niezależnie od innych programów, których używasz, diagram PERT jest zawsze praktyczny i wygodny dla Twoich potrzeb.

Co to jest diagram PERT?

Zapoznajmy się z podstawami PERT. Skrót PERT oznacza Technikę Oceny i Przeglądu Programu (Program Evaluation and Review Technique). Rzadko można spotkać się z użyciem słowa "Projekt" zamiast "Program".

Głównym celem diagramu PERT jest analiza, przegląd i demonstracja zadań, które są wymagane do ukończenia projektu. Jest to narzędzie do zarządzania projektami, które - co nie jest zaskoczeniem - jest używane głównie przez kierowników projektów. To narzędzie statystyczne koncentruje się na czasie potrzebnym do wykonania poszczególnych zadań i porównaniu ich między sobą.

Historia PERT

Sama metoda została po raz pierwszy opracowana w 1958 roku, w szczególności przez Marynarkę Wojenną Stanów Zjednoczonych. Przyczyną powstania tej techniki było opracowanie pocisków balistycznych UGM-27 Polaris. Rakiety te były wystrzeliwane z okrętów podwodnych, dlatego same misje i odpalenie tych pocisków wymagały dużych umiejętności planowania, organizowania i testowania. Ze względu na fakt, że mogą one wyrządzić ogromne szkody i zniszczenia całemu światu, skomplikowane misje wymagały nigdy wcześniej nie spotykanych technik zarządzania projektami. Tak powstała Technika Oceny i Przeglądu Programu (PERT).

Również, mimo że wykresy Gantta zostały opracowane prawie 40 lat wcześniej niż diagramy PERT, stały się popularne niemal w tym samym czasie, w późniejszych latach pięćdziesiątych. Wykresy Gantta były postrzegane jako bardziej podstawowa wersja PERT. Różnice pomiędzy tymi dwoma technikami zarządzania projektami znajdziesz w kolejnych rozdziałach poniżej.

Warto wspomnieć o innej metodzie zarządzania projektami, która została opracowana równolegle z PERT w 1957 roku. Metoda ścieżki krytycznej (CPM), znana również jako analiza ścieżki krytycznej (CPA) jest techniką opartą na algorytmach w celu prawidłowego zaplanowania zadań w projekcie. Mimo, że PERT i CPM funkcjonują oddzielnie i zostały opracowane niezależnie od siebie, były używane (i są używane do dziś) w połączeniu ze sobą.

Teraz, kiedy już wiesz, czym dokładnie jest wykres PERT i jak powstał, możesz się zastanawiać, dlaczego powinieneś go używać. Przyjrzyjmy się zatem szczegółom dotyczącym tego, do czego wykresy PERT są wykorzystywane w projektach i przez kierowników projektów.

Dlaczego warto korzystać z wykresów PERT?

Na szczęście, odpowiedź na to pytanie jest prosta. Ponieważ stosowanie PERT jest przydatne, pomocne i skuteczne w realizacji udanych projektów. Poniżej znajdziesz powody, dla których diagramy PERT znacznie ułatwiają te procesy:

Zarządzanie czasem (i projektem)

Diagramy PERT są używane do obliczania minimalnej ilości czasu, który będzie potrzebny do ukończenia projektu. Technika ta sama w sobie bada każde z zadań i czas ich trwania. Dzięki diagramom, które przedstawia, przyczynia się do analizy powiązań pomiędzy tymi zadaniami. Na końcu podaje wynik szacowania czasu potrzebnego do ukończenia projektu.

Wizualne zarządzanie i organizacja

Wszystkie te dane liczbowe i szczegóły mogą wydawać się skomplikowane, ponieważ nie ma wystarczającej ilości wizualnych reprezentacji tych informacji. Diagramy PERT są po to, aby to zmienić. Przekształcając i przetwarzając wszystkie złożone dane liczbowe w proste wykresy wizualne, uporządkujesz zarządzanie projektem.

Żaden projekt nie jest już "zbyt skomplikowany".

Postępy pracowników, szczegóły i wkład członków zespołu w projekt oraz komunikacja pomiędzy wszystkimi zaangażowanymi w projekt mogą wydawać się zbyt skomplikowane. Szczerze mówiąc, to może być. Jednak bez względu na to, czy jesteś kierownikiem samego projektu, czy członkiem zespołu, będziesz funkcjonował lepiej i szybciej z "bezpośrednią informacją".

Nikt nie chce zajmować się "zbyt skomplikowanymi" szczegółami i tak już trudnego do rozgryzienia projektu. Diagramy PERT biorą te szczegóły i tworzą wizualne i proste ilustracje dla projektu. Przekazując niezbędne informacje bezpośrednio do wszystkich członków projektu, nie będzie żadnego projektu, który jest "zbyt skomplikowany" dla kogokolwiek zaangażowanego.

Usprawnienie komunikacji między zespołami

PERT jest narzędziem zarówno menedżerskim, jak i organizacyjnym. W niektórych projektach mogą brać udział różne zespoły z różnych działów. Z tego powodu, niektóre szczegóły mogą zostać utracone podczas komunikacji i interakcji pomiędzy tymi zespołami członków. Tworzenie diagramów PERT może również szczegółowo określić, który dział i którzy członkowie wykonują jakie zadania. Pomaga to wyraźnie rozróżnić poszczególne obowiązki różnych działów w projekcie. Wykres PERT nie tylko zorganizuje zadania działów, ale także będzie zarządzać czasem trwania tych zadań, jak również.

Potencjał możliwych projektów

W niektórych przypadkach możesz potrzebować zaplanować, zorganizować i zarządzać projektami dużo wcześniej przed ich realizacją. Oznacza to, że tworzysz wykresy PERT dla "możliwych projektów" i patrzysz na ich potencjał. Rozbijając strukturę i wyszczególniając wykorzystanie czasu na projekty, będziesz w stanie zobaczyć, czy projekt jest warty rozwijania. Można powiedzieć, że diagramy PERT pomagają badać "scenariusze typu co by było gdyby".

Jak widać, nie jest tak trudno zrozumieć, dlaczego większość kierowników projektów korzysta z diagramów PERT. Jest to jedno z najbardziej poręcznych narzędzi do prawidłowego zarządzania i organizacji projektu. Każdy kierownik projektu powinien korzystać z tej techniki nie dlatego, że jest ona popularna wśród jego kolegów, ale dlatego, że jest to jeden z najlepszych sposobów na osiągnięcie sukcesu.

Zrozumienie terminologii

Jak każda koncepcja, diagramy PERT również mają swoje własne terminy. Nie musisz znać wszystkich szczegółów każdego z terminów zawartych w słowniczku. Jeśli jednak nie znasz nazw terminów i ich znaczeń, nie stworzysz poprawnego diagramu PERT. Powinieneś przynajmniej znać kluczowe terminy i ich definicje wymienione poniżej:

Kamień milowy

Kamienie milowe służą do oznaczenia początku i końca czynności lub zadania wchodzącego w skład projektu. Termin ten jest również znany jako zdarzenie PERT. Początek czynności nazywany jest "kamieniem milowym startu" lub "zdarzeniem poprzedzającym". Dodatkowo, zakończenie zadania może być nazwane "kamieniem milowym zakończenia" lub "zdarzeniem następczym". Oba kamienie milowe mogą być użyte do wskazania więcej niż jednego zadania i czynności. Ze względu na to, że jest to tylko wskaźnik, nie wykorzystuje on żadnego czasu ani zasobów.

Zadanie

Samo zadanie wykorzystuje zarówno czas, jak i zasoby. Zasoby zużywane do wykonania zadania mogą obejmować pracę ludzką, surowce lub przetworzone materiały, przestrzeń fizyczną i skomplikowane maszyny.

Zadanie jest reprezentacją poświęcenia czasu, energii i zasobów na rzecz projektu. Zadanie może być również nazywane "aktywnością PERT". Zadanie nie może być rozpoczęte i wykonane bez ustalonego kamienia milowego rozpoczęcia. Symbolem zadania w projekcie może być kształt strzałki, która oznacza, że zadanie musi zostać wykonane. Symbolem tabeli zadań na wykresie PERT jest kształt zbliżony do prostokąta.

Tabela zadań pozwala oszacować czas rozpoczęcia i zakończenia działań, przewiduje daty rozpoczęcia i zakończenia działań oraz zawiera informacje o właścicielu zadania.

Ścieżka krytyczna

Ścieżka krytyczna pokazuje "drogę" dla projektu. Jest to ścieżka, którą podążają projekty od pierwszego zdarzenia PERT do ostatniego, aby ukończyć całe dane zadanie. Ścieżka krytyczna zawiera również czas trwania wszystkich Twoich zadań w projekcie, które mogą być zsumowane w celu pokazania całkowitego okresu czasu. Wyznacza ona najdłuższą możliwą ścieżkę od początku do końca.

Niektóre projekty mogą składać się z wielu ścieżek krytycznych, które obliczają indywidualny czas trwania wszystkich zadań. W ten sposób te ścieżki krytyczne mogą również oszacować całkowity czas trwania całego projektu. Ścieżka krytyczna jest określona przez metodę ścieżki krytycznej lub znaną jako CPM, która została wspomniana w poprzednich rozdziałach.

Slack

Jeśli którekolwiek z zadań jest opóźnione, wtedy czas trwania ścieżki krytycznej jest również opóźniony. Jednakże, jeśli zadanie jest opóźnione i nie powoduje żadnych opóźnień w ogólnym czasie trwania projektu, nazywa się to luzem. Można pomyśleć o indywidualnym opóźnieniu dla pojedynczego zadania. Ten luz nie wpływa (w sensie czasu) na żadne inne zadania, które są w nim zawarte, ani na sam projekt.

Termin ten jest również znany jako "float".

Działanie krytyczne (ścieżka)

Jeśli dla któregoś z zadań na ścieżce krytycznej projektu nie ma luzu, to czynność ta nazywana jest czynnością ścieżki krytycznej.

Czas realizacji

Ten okres czasu pokazuje, ile należy poświęcić (w sensie czasu), aby ukończyć zadanie lub czynność. Czas realizacji wskazuje "idealny" czas na wykonanie zadania bez opóźnienia lub wpływu na kolejne zadania.

Czas opóźnienia

Czas opóźnienia to minimalna ilość czasu pomiędzy dwoma zadaniami. Czas opóźnienia pokazuje, jak szybko jedno zadanie może nastąpić po drugim.

Czas optymistyczny

Optymistyczny czas to najbardziej minimalny możliwy czas potrzebny do wykonania zadania, czynności lub ścieżki krytycznej. Nie są brane pod uwagę nieoczekiwane zdarzenia, nagłe tragedie i katastrofy, które mogą radykalnie zmienić optymistyczny czas.

Czas pesymistyczny

Jest to największa ilość czasu wymagana do ukończenia zadania, czynności lub ścieżki. Ponownie, podobnie jak w przypadku czasu optymistycznego, czas pesymistyczny również nie uwzględnia nieoczekiwanych i negatywnie wpływających wydarzeń. Można o nim myśleć jak o "najgorszym możliwym scenariuszu".

Węzły

Węzły to tylko symbole służące do wizualnej reprezentacji zdarzeń i kamieni milowych. Na wykresie PERT węzły mogą mieć kształt prostokąta lub koła, w zależności od preferencji kierownika projektu.

Wektory

Wektory to symbole oznaczające czas trwania zadań. Mogą to być strzałki ciągłe lub przerywane, w zależności od rodzaju aktywności lub zadania.

Related Reading: Przewodnik po typach diagramów UML: Dowiedz się więcej o narzędziach i przykładach!

Plusy i minusy diagramu PERT

Niewątpliwie jest więcej zalet PERT niż wad. Ale nadal ważne jest, aby znać obie z nich, aby zdecydować, czy chcesz używać tej techniki w swoich projektach, czy nie.

Zalety diagramów PERT

• Diagram PERT wyjaśnia, ile trzeba będzie wydać na poszczególne zadania i na projekt jako całość.
• Przedstawia szczegółowe struktury i podziały kolejności realizacji projektu.
• Zwiększa Twoje umiejętności menedżerskie.
• Ułatwia procesy zarządzania projektem.
• Tworzy (lub rozbudowuje) komunikację pomiędzy Tobą a Twoimi pracownikami, współpracownikami, przełożonymi, itp.
• Nie tylko pomaga zarządzać czasem swoim i projektu, ale także pomaga w jaki sposób można zarządzać zasobami, jak również.
• To właściwe zarządzanie projektem prowadzi do zmniejszenia liczby każdego rodzaju odpadów.
• Analizuje czas, budżet i ograniczenia projektów i każdego z działań.
• Sprawia również, że proces wkładu pomiędzy różnymi działami do tego samego projektu jest dostępny i znacznie łatwiejszy.
• Jak wspomniano w poprzednich rozdziałach, potencjał projektów może być obliczany jak w analizach "co by było gdyby".
• Diagram PERT nie tylko poprawia umiejętności podejmowania decyzji jako kierownik projektu, ale także pozwala na przedstawienie projektu w znacznie prostszy i bezpośredni sposób.
• Wreszcie, co nie mniej ważne, diagramy PERT zwiększają również zaufanie pomiędzy firmą a klientem. Potencjał wysokiej satysfakcji klienta staje się dużo bardziej realny.

Wady diagramów PERT

• Nawet jeśli dokonano wielu obliczeń dla każdego z zadań i ogólnego czasu trwania całego projektu, wszystkie one opierają się na szacunkach i domysłach. Oznacza to, że osoba, która nie jest ekspertem w tej technice, może uzyskać niedokładne wyniki.
• Korzyścią płynącą z diagramu PERT jest oszczędność czasu, ale w rzeczywistości zebranie wszystkich informacji i stworzenie diagramu PERT wymaga znacznej ilości czasu i energii. Oszczędność czasu wymaga czasu. Jest to ważny aspekt całego procesu, który należy rozważyć.
• Podobnie jak w przypadku obliczeń, jeśli osoba niezaznajomiona z koncepcją PERT zastosuje metodę do podanych jej danych, może to mieć niebezpieczne konsekwencje. Powiedzmy, że osoba z niedokładnymi obliczeniami dla projektu opracowała diagram PERT. Wykres ten zostanie przedstawiony osobom odpowiedzialnym za potwierdzenie lub zaprzeczenie rozpoczęcia projektu. Jeśli diagram jest błędny i wprowadza w błąd osoby takie jak przełożeni, kierownicy projektów i udziałowcy, wówczas projekt zostanie odrzucony.
• Cała koncepcja opiera się na fakcie, że "zadanie musi się skończyć, aby można było rozpocząć nowe zadanie". Jak wiadomo, w prawdziwym życiu tak się nie dzieje. W rzeczywistości wiele zadań jest wykonywanych jednocześnie przez tych samych lub różnych pracowników.

Jak wykresy PERT są wykorzystywane w zarządzaniu projektami?

Diagram PERT jest zwykle używany przed rozpoczęciem projektu w celu jasnego określenia czasu, energii i pracy potrzebnych do jego realizacji. Te wczesne etapy mogą być również uważane za pierwszą część projektu lub w niektórych przypadkach za "przedprodukcję".

Zarządzanie projektem zajmuje się możliwością wystąpienia ryzyka, które powinno być brane pod uwagę. Obliczenie czasu trwania projektu, ustalenie jak i kiedy wykonać każde zadanie, stworzy odpowiedni harmonogram projektu. Dodatkowo, kierownicy projektów zajmują się nie tylko czasem, ale również pracownikami, przełożonymi, niezależną komunikacją i innymi osobistymi lub biznesowymi obowiązkami w ogóle. Dlatego też zarządzanie każdym z projektów jest kluczowe dla podjęcia decyzji, czy kontynuować projekt, czy też nie.

Jednym z innych narzędzi wykorzystywanych przez kierowników projektów do zarządzania jest, jak już wspomniano w tym wpisie, wykres Gantta. Wykresy Gantta mogą być również wykorzystywane z diagramami PERT, jednak ich funkcjonalność w rzeczywistości różni się od siebie. Przyjrzyjmy się różnym możliwościom tych dwóch technik.

Wykresy PERT a wykresy Gantta

Oba te typy wykresów pozwalają użytkownikowi na wizualne przedstawienie swojego projektu. Użytkownik, powiedzmy kierownik projektu, może rozplanować zadania i czynności w projekcie w obu tych narzędziach. Zbierają oni dane i prezentują je w swój własny, unikalny sposób. I to jest właśnie ta różnica, którą nabywają: Na tym, jak prezentują dane całego projektu.

Wykresy Gantta

Wykresy Gantta mogą być również traktowane jako wykresy słupkowe. Oś czasu wszystkich zadań, działań i projektu jako całości jest przedstawiona w sposób liniowy. Podczas gdy oś Y wykresu przedstawia poszczególne zadania projektu, oś X reprezentuje czas. Dzięki temu oś czasu wykresu Gantta jest chronologiczna.

Przy zachowaniu efektywnego zarządzania czasem, kierownik projektu może również uporządkować i dostosować zadania, osoby, które są odpowiedzialne za dane zadania oraz szczegóły.

W porównaniu do wykresów PERT, wykresy Gantta są najczęściej używane po rozpoczęciu procesu. Jest on używany do moderowania i monitorowania w celu osiągnięcia poziomu przejrzystości dla pracowników i przełożonych, aby wyraźnie śledzić postępy. Wszystkie zadania, szczegóły i planowane harmonogramy dla całego projektu.

Niezależnie od tego, czy jesteś dyrektorem generalnym firmy, kierownikiem projektu lub członkiem zespołu, będziesz potrzebował wykresu Gantta do śledzenia. Oprócz śledzenia postępów poszczególnych projektów, można zobaczyć duży obraz w jasny sposób. A jeśli nie wiesz, od czego zacząć tworzenie wykresu Gantta, zacznij od szablonu Excel!

Someka's Excel Gantt Chart Maker jest specjalnie zaprojektowany dla członków projektu, niezależnie od ich tytułu. Ten szablon ma doskonałe profesjonalne podejście do wizualizacji dla Twoich projektów. Podczas gdy oszczędza Twój czas dzięki podstawowemu, ale szczegółowemu interfejsowi, pozwala również na dostosowanie prawie każdej funkcji! Tylko za pomocą jednego kliknięcia możesz stworzyć własny wykres Gantta dla swojego projektu w ciągu kilku minut. Jest to niezwykle przydatne narzędzie dla wszystkich osób zaangażowanych w zarządzanie projektami.

Jak stworzyć wykres PERT w Microsoft Excel?

Proces tworzenia wykresu PERT od podstaw może być skomplikowanym i czasochłonnym zadaniem. Dlatego też w tym rozdziale poznasz krok po kroku proces tworzenia prostego diagramu PERT w najbardziej odpowiednim programie: Microsoft Excel.

Przewodnik dla początkujących" po diagramach PERT prowadzi przez tworzenie węzłów wykresu za pomocą pól tekstowych lub podstawowych kształtów w Excelu. Ale jakie kroki należy wykonać?

Krok 1: Określ wszystkie kamienie milowe i zadania projektu

Na przykład, projekt, nad którym pracujesz, to wizualny aspekt budynku. Potrzebujesz kogoś, kto naszkicuje budynek, wyszczególni wszystkie najważniejsze jego części, aby funkcjonował prawidłowo, a następnie przeniesie je do plików cyfrowych.

Twoimi kamieniami milowymi mogą być:

• Data rozpoczęcia projektu
• Ukończenie podstawowego szkicu
• Korekty i notatki na szkicu
• Pierwszy szkic rysunku
• Dodanie szczegółów
• Ostateczne notatki
• Ukończenie ostatecznej ilustracji

Do Twoich zadań może należeć:

• Zatrudnianie lub przydzielanie artystów szkicowników
• Artystom przekazywany jest zarys projektu
• Dostarczenie podstawowych szkiców
• Sporządzenie notatek
• Projekt jest odpowiednio zmieniany lub korygowany
• Dostarczany jest ostateczny rysunek
• Artyści otrzymują zapłatę.

Krok 2: Ustalenie powiązań między zadaniami

Niektóre zadania mogą być niezależne od innych, a niektóre mogą być od siebie zależne. W odniesieniu do powyższego przykładu, zapłata dla artystów, którzy pracowali nad projektem i dostarczenie szkiców powinny następować po sobie. Ale płatność musi być zatwierdzona przez dział księgowości. Należy zwrócić uwagę na komunikację w tych zadaniach, ponieważ może ona opóźnić, wpłynąć i zmienić postęp projektu.

Krok 3: Tworzenie niezbędnych kształtów

Teraz nadszedł czas, abyś stworzył koła i prostokąty w programie Excel. Na początku może to być trochę skomplikowane, dlatego pomocne może być umieszczenie najpierw kamienia milowego rozpoczęcia i kamienia milowego zakończenia. Jeśli wiesz, gdzie zacząć i gdzie skończyć, można dowiedzieć się zadania i kamienie milowe między dużo łatwiejsze i szybsze.

Krok 4: Obliczanie czasu

Po wprowadzeniu zadań, które chcesz wykonać, musisz oszacować czas trwania każdej z czynności.

Krok 5: Znajdź ścieżkę krytyczną swojego projektu

Ścieżka krytyczna, jak to zostało szczegółowo opisane w poprzednich rozdziałach, jest ścieżką, która zajmie najwięcej czasu. Twój (nieco) przesadzony plan ukończenia projektu. Można na to spojrzeć jak na niepotrzebny krok; jednak, jak to się mówi, "planuj na najlepsze, przygotuj się na najgorsze". "Więc nie ma nic złego w tym, abyś obliczył najdłuższy możliwy czas, jaki zajmie Ci zakończenie projektu.

Jeśli nadal nie jesteś pewien, jak stworzyć diagram PERT, zrób zamiast tego diagram przepływu (flowchart)! Są one prawie identyczne i bardzo podobne pod względem wizualnym. Próbowałeś stworzyć diagram PERT w Excelu i wydawał się on brzydki lub niewystarczający, wypróbuj Flowchart Maker firmy Someka!

Ma wszystkie kształty, które będą potrzebne w wykresie PERT, a także pochodzi z wysoce konfigurowalnych funkcji, jak również. Twoje zarządzanie projektem będzie kwitnąć. Będzie to profesjonalnie wyglądający diagram PERT do wykorzystania w prezentacjach, można go nawet łatwo wydrukować! Jeśli uważasz, że Excel nie jest wystarczający dla Twoich potrzeb zarządzania projektami, wykres stworzony przez szablon będzie narzędziem, którego potrzebujesz. Możesz uzyskać dostęp do dobrze zaprojektowanych i wizualnie dobrze wyglądających wykresów do zarządzania i organizacji swoich projektów.